¿Qué es un TMS? Guía del software de transporte de carga en Perú

¿Qué es un TMS? Es el software que ordena el negocio del flete de punta a punta: desde que cotizas un servicio hasta que cobras la factura y sabes cuánto te dejó ese viaje. Si manejas una transportista en Perú, hoy ese ciclo probablemente vive repartido entre WhatsApp, un cuaderno, dos Excel y la memoria del dueño. Esta guía te explica qué es un TMS, qué problema resuelve, cómo se ve el flujo completo de una transportista peruana (con la guía 31 y la detracción 027 incluidas), en qué se diferencia de un GPS o de un ERP genérico, y cuándo de verdad te conviene tener uno.

Qué es un TMS, en una frase (y qué no es)

Un TMS (Transportation Management System, sistema de gestión del transporte) es el sistema donde se registra y controla cada servicio de transporte: quién lo pidió, a qué tarifa, en qué camión y con qué conductor salió, con qué guía viajó, quién lo recibió, cuánto se facturó, cuánto se cobró y cuánto costó hacerlo. Todo enlazado, sin volver a escribir los mismos datos en cada paso.

Lo que no es un TMS:

• No es solo un GPS. El GPS te dice dónde está el camión; no te dice si ese viaje se facturó, si el cliente pagó o si la ruta pierde plata.
• No es solo un facturador. Emitir la factura es un paso; el TMS sabe qué orden, qué viaje y qué guía están detrás de esa factura.

La prueba rápida: un TMS de verdad responde en segundos tres preguntas que un Excel nunca contesta a tiempo. ¿Dónde está la carga del cliente X?, ¿esta ruta gana o pierde? y ¿cuánto le debo (o me debe) el conductor por este viaje?

Qué problema resuelve un TMS en una transportista peruana

El problema no es la falta de esfuerzo; es que la información se rompe entre un paso y otro. Algunos síntomas que se repiten en transportistas pequeñas y medianas de Lima y provincias:

• La misma ruta se cotiza a precios distintos según quién conteste el teléfono, y nadie sabe cuál dejaba margen.
• El cliente confirma por WhatsApp, pero la orden no se registra hasta que el camión ya salió.
• La guía de remisión transportista se arma a la carrera, con datos del vehículo o del conductor copiados de un viaje anterior.
• La factura del flete sale sin la detracción o con un monto que no coincide con lo cotizado.
• Las facturas a crédito se cobran «cuando alguien se acuerda», y a fin de mes la caja no cuadra.
• Nadie puede decir, con números, qué camión, qué ruta o qué cliente es rentable.

Un TMS resuelve esto con una idea simple: un dato se escribe una sola vez y cada documento posterior (orden, viaje, guía, factura, cobranza, liquidación) se deriva de él. Si quieres ver cuánto te cuesta seguir sin ese orden, lo desarrollamos en Excel vs TMS para una transportista de 3 camiones.

El flujo completo de una transportista peruana, paso a paso

Tomemos un caso de ejemplo: una transportista de Lima con cinco camiones que hace carga completa para empresas (Lima→Huancayo, Lima→Arequipa) y que trabaja con clientes a crédito de 15 días. Así debería fluir un servicio dentro de un TMS:

1. Cotización del flete

Un cliente industrial pide llevar 20 toneladas de Lima a Huancayo. La cotización se arma con la ruta (origen y destino con ubigeo), la tarifa de tu tarifario y el número de viajes. Se calcula la base, el IGV, el total y, si el cliente tiene RUC, la detracción referencial. La cotización tiene vigencia: si el cliente responde un mes después, sabes que el precio hay que revisarlo. El método para llegar a una tarifa que cubra tus costos lo explicamos en cómo cotizar un flete de carga, y cómo estructurar las tarifas (por kg, tonelada, bulto o km) en el tarifario de fletes.

2. Orden de servicio

Cuando el cliente acepta, la cotización se convierte en una orden de servicio: remitente, destinatario, ruta, ítems con peso y bultos, sustento del traslado y forma de pago. Es el registro central del envío: todo lo demás cuelga de ella. La orden nace con un código de rastreo para el cliente. Detalle en orden de servicio: recepción de envíos.

3. Viaje (despacho)

El viaje es el camión: vehículo + conductor + ruta + costos. En carga completa punto a punto, una orden suele ser un viaje. En agencias, un viaje lleva varias órdenes consolidadas por corredor. Aquí se controla que la unidad y el conductor no estén ya en otro viaje en ruta y que sus documentos estén vigentes. Ver despacho de unidades sin cruces y consolidación de carga por ruta.

4. Guía de remisión transportista (tipo 31)

Antes de que la carga se mueva, el transportista emite su GRE Transportista (tipo 31), con el conductor y su licencia, la placa y el TUC, los puntos de partida y llegada y el sustento del remitente: su GRE Remitente (tipo 09), la factura o, si es una persona natural con bienes no comerciales, una declaración jurada. La norma base de la guía electrónica es la RS 000123-2022/SUNAT y sus modificatorias. Lo desarrollamos en guía de remisión transportista 31 y detracción 027.

5. Tránsito y GPS

Con la unidad en ruta, el GPS (del proveedor del camión o del celular del conductor) permite ver dónde está, si se detuvo demasiado o si se salió de la ruta. Más en control de flota GPS desde tu ERP.

6. Entrega y POD

En destino se registra la constancia de entrega (POD, proof of delivery): nombre y DNI de quien recibió, foto del cargo firmado y observaciones. Sin POD no hay cierre del servicio ni argumento ante un reclamo. Ver POD con foto y firma.

7. Factura con detracción

El flete se factura como servicio: base + IGV. Si el cliente tiene RUC y la operación supera S/ 400, aplica la detracción del 4%, código 027 (transporte de bienes por vía terrestre, RS 073-2006/SUNAT), calculada sobre el mayor entre el importe de la operación y el valor referencial. Quien deposita la detracción es el cliente, en la cuenta de detracciones del transportista en el Banco de la Nación. En carga a crédito, la factura suele emitirse antes o al despachar, con fecha de vencimiento según los días de crédito pactados.

8. Cobranza

Siguiendo el ejemplo: un flete de S/ 4.720 con IGV incluido (base S/ 4.000 + IGV S/ 720) tiene una detracción de S/ 188,80 (4%). El cliente te paga S/ 4.531,20 en tu cuenta corriente y deposita S/ 188,80 en tu cuenta de detracciones. El TMS debe registrar las dos cosas y decirte, a los 15 días, si esa factura sigue abierta. Cómo ordenar el crédito sin financiar a tus clientes sin querer: transporte de carga a crédito y cobranza.

9. Liquidación del conductor

El conductor rinde sus gastos (combustible, peajes, viáticos) con foto del comprobante y, si cobró algo en efectivo, cuadra lo que debe depositar. Luego se liquida su pago por el viaje (porcentaje del flete, soles por km o un monto fijo), menos adelantos. Ver rendición de gastos de conductores y liquidación del conductor por viaje.

10. Rentabilidad

Con el ingreso real facturado y el gasto real rendido, el viaje muestra su margen. Sumando viajes, ves la rentabilidad por ruta, por unidad y por cliente, el costo por km y el km vacío. Es el paso que cierra el círculo: te dice cómo cotizar el siguiente flete. Ver rentabilidad por ruta, unidad y cliente.

TMS vs GPS vs ERP vs Excel: diferencias

La confusión más común es pensar que «ya tengo GPS» o «ya tengo facturador» equivale a tener un TMS. Esta tabla resume qué resuelve cada herramienta:

La conclusión práctica: el GPS y el facturador son piezas. El TMS es lo que las conecta alrededor del servicio de transporte. Y si el TMS vive dentro del ERP, el flete alimenta directamente la contabilidad y la tesorería, sin exportar ni re-digitar. Para comparar opciones concretas del mercado, revisa software TMS para transporte de carga: cómo elegir.

Punto a punto o agencias: dos modelos que un TMS debe entender

No todas las transportistas trabajan igual, y un TMS que obliga a un solo modelo te hará pelear con él.

Módulos de un TMS: qué debería traer

Con distintos nombres, un TMS completo para transporte de carga en Perú suele tener estos módulos:

1. Cotizaciones de flete con tarifario y vigencia.
2. Tarifario general y por cliente, con tarifa mínima.
3. Órdenes de servicio con ticket, código de rastreo y rótulos por bulto.
4. Viajes / despacho con asignación de unidad y conductor, manifiesto y viaje de retorno.
5. Guías de remisión transportista (31) con correlativo propio.
6. Monitoreo GPS y alertas de parada, velocidad o desvío.
7. POD con foto y datos de quien recibe.
8. Rastreo público para que el cliente consulte sin llamar (ver rastreo de envíos con tracking público).
9. Facturación del flete con detracción y cobranza a crédito.
10. Rendiciones y liquidación de conductores.
11. Flota: documentos, vencimientos y mantenimiento por kilometraje (ver mantenimiento de flota).
12. Tablero de indicadores: margen por ruta, unidad y cliente, costo/km, utilización, puntualidad.

Cumplimiento SUNAT y MTC que el TMS debe cuidar por ti

En Perú, el software de transporte no es solo eficiencia: es cumplimiento. Los puntos que más problemas generan:

• GRE Transportista (31) emitida antes del traslado, con su sustento (GRE Remitente 09, factura o declaración jurada). La GRE Remitente es la tipo 09 y la emite quien envía la mercadería; la 31 la emite quien la transporta.
• Detracción 027 al 4% en operaciones mayores a S/ 400, sobre el mayor entre el importe y el valor referencial. La deposita el cliente, no tú.
• Documentos de flota y conductor: SOAT, revisión técnica, TUC (tarjeta única de circulación) y licencia del conductor vigentes. Una unidad con un documento vencido en un control puede terminar detenida.
• Correlativos sin duplicar en guías y comprobantes, algo que en Excel se rompe apenas dos personas emiten a la vez.

Ante cualquier caso especial (valor referencial de una ruta, un remitente que no está obligado a emitir guía), confírmalo con tu contador: el TMS aplica la regla, pero la interpretación del caso concreto es suya.

¿Cuándo necesitas un TMS?

No hace falta tener 50 camiones. Estas señales indican que ya lo necesitas:

• Tienes 3 o más unidades (propias o de terceros) y más de una persona coordinando.
• Trabajas a crédito con empresas y tienes facturas vencidas que descubres tarde.
• Emites guías 31 y facturas con detracción cada semana y ya tuviste algún error.
• No sabes el margen real de tu ruta más frecuente.
• Pierdes tiempo respondiendo «¿dónde está mi carga?».
• Tus conductores rinden gastos sin sustento o la liquidación genera discusiones.

Si marcas dos o más, el costo de seguir sin TMS probablemente ya supera el de tenerlo. Lo cuantificamos con ejemplos en cuánto cuesta un software TMS en Perú.

Errores frecuentes al implementar un TMS

• Empezar por el GPS. Ver el camión en un mapa es vistoso, pero el dinero se pierde en la cotización, la factura y la cobranza. Ordena primero el flujo documental.
• Diseñar «viaje primero». En una agencia, el envío llega antes que el camión. La orden debe poder existir pendiente de asignar.
• Mantener dos sistemas en paralelo para siempre. Unos días de convivencia con el Excel son normales; meses, no.
• No cargar la ficha del cliente. Si el RUC, la forma de pago y los días de crédito no están en la ficha, cada documento dependerá de lo que alguien tipee.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

KELUA es un ERP peruano en la nube que, en instancias del rubro transporte, activa un TMS integrado. Puedes configurarlo en modo «Punto a punto» (carga completa B2B: tipo de entrega punto a punto y pago a crédito por defecto) o para agencias (en agencia y contra entrega, además de a domicilio y recojo en terminal). Así se recorre el flujo del ejemplo:

1. Cotización de flete. Eliges la ruta con ubigeo y el sistema sugiere la tarifa del Tarifario de fletes (general o del cliente; fija, por kg, por tonelada, por bulto o por km, con mínima). Calcula base, IGV, total y la detracción 027 referencial si el cliente es RUC, con número de viajes y vigencia. La imprimes con tu membrete y términos. Queda en estado Pendiente.
2. «✅ Aprobar». Cuando el cliente confirma, pulsas «✅ Aprobar» en la fila de la cotización: en un solo paso se aprueba y se genera la Orden de Servicio (código OS-###, estado recepcionada, con código de rastreo). La cotización pasa a «Aprobada · con orden». Si ya venció, te pide confirmar la tarifa. No crea dos órdenes por error, y si la orden se anula, la cotización vuelve a «Pendiente».
3. Condición de pago desde la ficha. La orden toma la forma de pago y los días de crédito de la ficha maestra del cliente, y su RUC o DNI decide si será factura o boleta y si hay detracción.
4. «🚚 Crear viaje para esta orden». En carga completa, desde la orden abres el formulario de Viajes ya prellenado con ruta, empresa y sucursales: solo eliges camión y conductor. El sistema avisa si el SOAT, la RTV o el TUC están vencidos o por vencer, si la licencia del conductor vence, si hay mantenimiento pendiente o si la unidad o el conductor se cruzan con otro viaje. El servidor impide que la misma unidad o el mismo conductor estén en dos viajes en ruta. También puedes usar unidades de terceros.
5. Guía 31. Se genera desde la orden o el viaje, con serie V###, correlativo atómico, conductor con licencia, placa y TUC autollenados, registro MTC, ubigeos de partida y llegada, y sustento del remitente (09/01) o declaración jurada imprimible.
6. GPS. El Monitoreo GPS muestra las unidades en un mapa con estados (en ruta, detenido, exceso de velocidad o fuera de ruta, sin señal), historial del día con playback y zonas o corredores para detectar desvíos. La posición llega por el API de tu proveedor GPS, por el celular del conductor («🛰️ Compartir mi ubicación» en el navegador) o por webhook tipo OsmAnd/Traccar.
7. POD. Con «📸 POD» se registra quién recibió (nombre y DNI con autocompletado RENIEC), foto del cargo firmado y observación; el cliente ve el hito en el rastreo público, que nunca muestra montos.
8. Factura del flete. «🧾 Facturar» emite factura (RUC) o boleta (DNI), con la detracción 027 al 4% automática cuando el total supera S/ 400. A crédito, la fecha de vencimiento es la emisión más los días de crédito de la ficha.
9. Cobranza. En Tesorería ves el saldo por comprobante, las facturas vencidas con sus días de atraso y los «Clientes con deuda vencida», y envías recordatorios por WhatsApp o correo. Al cobrar, el neto va a caja o banco y la detracción a su cuenta del Banco de la Nación.
10. Rendición y liquidación. El conductor rinde gastos con foto obligatoria y cuadra el efectivo; la liquidación calcula su pago por % del flete, por km o fijo, menos adelantos, y al marcarla pagada genera su asiento.
11. Tablero de Transporte. Muestra ingreso, costo y margen por ruta, unidad y cliente, costo e ingreso por km, utilización, puntualidad, km vacío y combustible como % del ingreso, usando el gasto real rendido.

Todo vive en una sola base: cotización, orden, viaje, guía, factura, POD, rendición y liquidación se enlazan sin re-digitar y alimentan la contabilidad y la tesorería. Los planes TMS se cobran por unidad (los conductores no pagan como usuarios) y parten desde S/ 149 al mes por 3 unidades, con 15 días de prueba; el detalle está en el artículo de precios enlazado arriba.

Sigue leyendo: el mapa del clúster de transporte

• Para decidir qué sistema comprar: cómo elegir un software TMS.
• Para el presupuesto: precio de un software TMS por camión.
• Para vender bien: cómo cotizar un flete.
• Para cumplir con SUNAT: guía 31 y detracción 027.
• Para cobrar: cobranza del transporte a crédito.
• Para saber si ganas: rentabilidad por ruta, unidad y cliente.