KELUACuánto cuesta un software TMS en Perú: precio por camión (2026)
El precio de un software TMS en Perú depende menos del «software» y más de cómo te lo cobran: por usuario, por camión, por viaje o con una licencia más implementación. Una misma transportista de cinco camiones puede pagar montos muy distintos según el modelo. En este artículo te explico cada forma de cobro, por qué el cobro por unidad calza mejor con una transportista, cuánto cuestan los planes TMS de KELUA con ejemplos para 3, 5 y 8 camiones, cómo comparar ese costo contra seguir en Excel y qué costos ocultos preguntar antes de firmar.
Si todavía estás definiendo qué debe hacer el sistema, empieza por qué es un TMS; y si estás comparando proveedores, usa el checklist de cómo elegir un software TMS. Aquí nos enfocamos en el dinero.
Cómo se cobra un software TMS: los 4 modelos del mercado
Sin nombrar proveedores, estos son los esquemas de cobro que encontrarás al cotizar un sistema de transporte:
1. Por usuario
Pagas una tarifa mensual por cada persona con acceso. Es el modelo típico de los ERP y CRM generales. Funciona bien si solo usa el sistema la oficina, pero en transporte obliga a decidir si los conductores entran o no. Si entran, el costo crece con tu personal; si no entran, la entrega, la rendición y los incidentes vuelven al papel y al WhatsApp.
2. Por unidad (camión)
Pagas según el número de vehículos que gestionas. El costo sigue a tu flota, que es lo que genera ingresos. Los conductores y la oficina (dentro de un número razonable de usuarios) no suman costo por cabeza.
3. Por viaje o por documento
Pagas por cada viaje, guía o envío procesado. Parece barato cuando tienes poco movimiento, pero castiga el crecimiento y hace impredecible la factura mensual: un mes de campaña puede costar el doble que uno normal.
4. Licencia más implementación
Un pago inicial alto por la licencia (a veces instalada en tu servidor), más un proyecto de implementación y, luego, un mantenimiento anual. Es común en sistemas pensados para empresas grandes. Para una transportista de 3 a 10 camiones, el problema no es solo el monto, sino que pagas antes de saber si tu equipo lo va a usar.
| Modelo | Cómo crece el costo | A favor | En contra para una transportista |
|---|---|---|---|
| Por usuario | Con cada persona | Simple de entender | Los conductores encarecen o quedan fuera |
| Por unidad | Con cada camión | Sigue a los ingresos; todos pueden usarlo | Hay que definir qué cuenta como unidad (propias, de terceros) |
| Por viaje/documento | Con el movimiento | Barato con poco volumen | Impredecible; castiga los meses buenos |
| Licencia + implementación | Pago inicial grande + mantenimiento | Propiedad de la licencia | Alto costo de entrada y riesgo de adopción |
Por qué el cobro por camión calza con una transportista
En una transportista, las personas que más datos generan son las que menos tiempo tienen frente a una computadora: los conductores. Registran la entrega, la foto del cargo, el ticket del grifo, el peaje y el incidente en carretera. Si el sistema cobra por usuario, cada chofer que agregas es un costo mensual más, y la tentación es dejarlo fuera.
Con el cobro por unidad, la pregunta cambia de «¿cuántas personas lo usan?» a «¿cuántos camiones gestiono?». Y el camión es lo que factura: si crece tu flota, crece tu ingreso y el costo del sistema crece en proporción. Además, las unidades rotan menos que el personal, así que el presupuesto es más estable.
Precios de KELUA TMS: planes y qué incluye cada uno
Los planes TMS de KELUA se cobran por unidad y los conductores no pagan como usuarios. Precios en soles, desde, sin IGV, según la página de planes vigente:
| Plan | Precio mensual desde | Unidades incluidas | Unidad adicional | Usuarios de oficina |
|---|---|---|---|---|
| TMS Ruta | S/ 149 | Hasta 3 | +S/ 29 | 3 |
| TMS Operación (recomendado) | S/ 299 | Hasta 5 | +S/ 39 | 5 |
| TMS Flota | A medida | Según operación | — | Según operación |
Todos los planes incluyen 15 días gratis y la migración de tus datos.
Qué incluye TMS Ruta
- Cotización de flete que pasa a orden de servicio sin re-digitar.
- Viajes: eliges camión y conductor.
- Guía de remisión transportista (31) en un clic.
- Factura con detracción 4% automática.
- Cobranza a crédito y flujo de caja.
- Flota con alertas de SOAT, revisión técnica (RTV) y TUC.
Qué suma TMS Operación
- Todo lo de Ruta.
- App del conductor: ruta, foto y firma de entrega, incidentes.
- Combustible y gastos rendidos desde el celular.
- Liquidación de conductores.
- Compras traídas de SUNAT y cuentas por pagar.
- Contabilidad y costos por vehículo.
- Rentabilidad por viaje, ruta, unidad y cliente.
Qué cubre TMS Flota (a medida)
Agencias con recepción y consolidación, tracking para clientes, integración GPS por API, mantenimiento por kilometraje, multiempresa y SSOMA. Se cotiza según la operación.
Ejemplos: cuánto pagas con 3, 5 y 8 camiones
Cálculos con los precios «desde», sin IGV:
| Flota | TMS Ruta | TMS Operación | Comentario |
|---|---|---|---|
| 3 camiones | S/ 149 | S/ 299 | Ruta cubre el ciclo documental completo |
| 5 camiones | S/ 149 + 2 × 29 = S/ 207 | S/ 299 | La diferencia es S/ 92 al mes |
| 8 camiones | S/ 149 + 5 × 29 = S/ 294 | S/ 299 + 3 × 39 = S/ 416 | Con 8 unidades, la rentabilidad por viaje pesa más |
Leído por camión: con 3 unidades en Ruta pagas alrededor de S/ 50 por camión al mes; con 8 unidades en Operación, unos S/ 52 por camión. A esos montos se les agrega el IGV.
Mini-caso: crecer de 3 a 6 camiones en un año
Una transportista de ejemplo arranca con 3 camiones haciendo Lima→Huancayo para dos clientes industriales a crédito. Empieza en TMS Ruta por S/ 149 al mes: le basta para cotizar, generar órdenes, emitir guías 31 y facturar con detracción. A los seis meses compra un cuarto camión; el costo sube a S/ 178. Al llegar a 6 unidades, los gastos de combustible y las liquidaciones ya no se pueden cuadrar a mano, y pasa a TMS Operación: S/ 299 + 1 × 39 = S/ 338 al mes, frente a los S/ 236 que pagaría quedándose en Ruta con 6 unidades. Esa diferencia de S/ 102 mensuales es lo que cuesta pasar de «sé lo que facturo» a «sé lo que gano en cada viaje».
La lógica sirve para cualquier proveedor: proyecta el costo con la flota que esperas tener en 12 meses, no solo con la de hoy, y verifica que el sistema no te obligue a cambiar de producto al crecer.
Costo total de propiedad: TMS vs seguir en Excel
El Excel no tiene precio mensual, pero sí tiene costo. Para compararlo honestamente, hay que poner supuestos sobre la mesa. El siguiente es un ejemplo ilustrativo para una transportista de Lima con 5 camiones; cambia los números por los tuyos.
Supuestos del ejemplo:
- Una asistente administrativa con un costo total de S/ 2.300 al mes (sueldo más cargas) trabaja unas 192 horas: alrededor de S/ 12 por hora.
- Dedica 2 horas diarias, 24 días al mes, a pasar datos entre WhatsApp, Excel, el portal de guías y el facturador.
- Una vez por trimestre se escapa un flete de S/ 1.500 que nadie facturó o nadie cobró a tiempo.
- Una vez al mes hay que corregir una factura (detracción mal calculada, monto distinto a lo cotizado), con 3 horas de trabajo entre anular, reemitir y explicar al cliente.
| Concepto (ejemplo) | Cálculo | Costo mensual aprox. |
|---|---|---|
| Horas administrativas de doble digitación | 48 h × S/ 12 | S/ 576 |
| Flete que se escapa | S/ 1.500 ÷ 3 meses | S/ 500 |
| Corrección de facturas | 3 h × S/ 12 | S/ 36 |
| Total del ejemplo | S/ 1.112 |
Frente a ese costo, el plan Operación para 5 camiones parte en S/ 299 más IGV. El sistema no elimina todo el trabajo administrativo, pero sí la re-digitación y la mayoría de olvidos, porque cada factura nace de una orden y cada factura a crédito tiene su vencimiento.
Hay dos costos más que no pusimos en la tabla porque dependen mucho de cada operación:
- Km vacío. Un camión que vuelve de Huancayo sin carga recorre unos 300 km que nadie paga. Si tu costo por km fuera, por ejemplo, S/ 3,50, cada retorno vacío cuesta alrededor de S/ 1.050. Un TMS no te consigue la carga de regreso, pero medir el km vacío y planificar el viaje de retorno te hace verlo antes de que se repita.
- Fletes cotizados bajo costo. Si no sabes tu costo real por ruta, puedes estar aceptando precios que no cubren combustible, peajes, viáticos y la liquidación del conductor. Para calcular una tarifa que sí los cubra, lee cómo cotizar un flete de carga.
El detalle de qué se rompe en el día a día con hojas de cálculo lo contamos en Excel vs TMS para una transportista de 3 camiones.
¿Cuándo pasar de TMS Ruta a TMS Operación?
Ruta resuelve el ciclo documental: cotizar, ordenar, despachar, emitir guía, facturar con detracción y cobrar. Operación suma el control del conductor y la contabilidad. Conviene subir cuando:
- Los gastos de ruta se te escapan. Si combustible, peajes y viáticos llegan en papelitos, la rendición desde el celular con foto ordena el efectivo.
- Liquidas conductores por viaje. Pagos por porcentaje del flete o por km, con adelantos, se vuelven difíciles de cuadrar a mano.
- Necesitas saber qué ruta o qué cliente gana. La rentabilidad por viaje, ruta, unidad y cliente está en Operación.
- Quieres llevar la contabilidad en el mismo sistema, con las compras traídas de SUNAT y las cuentas por pagar.
- Pasaste de 5 unidades. Con 8 camiones, la diferencia entre planes es de unos S/ 122 al mes, y el costo de no conocer el margen crece con cada viaje.
Costos ocultos que debes preguntar a cualquier proveedor
- Implementación y migración: ¿se cobra aparte? ¿Quién carga clientes, vehículos, conductores y tarifas?
- Capacitación: ¿cuántas sesiones incluye? ¿Hay costo por capacitar a nuevos conductores?
- Facturación electrónica: ¿la emisión de guías y facturas está incluida o se paga por comprobante a un tercero?
- Usuarios adicionales: ¿cuántos de oficina incluye y cuánto cuesta cada uno extra?
- Unidades de terceros: ¿cuentan como unidad si subcontratas un camión para un viaje?
- Integraciones: ¿conectar tu GPS actual tiene costo?
- Soporte: ¿está incluido? ¿En qué horario? ¿Tiene costo por hora?
- Salida: si te vas, ¿puedes exportar tus datos?
- IGV: ¿el precio publicado ya lo incluye o se suma?
¿Cómo lo resuelve KELUA?
KELUA publica sus precios TMS por unidad en su página de planes. En la práctica, así usas lo que pagas:
- Prueba de 15 días con migración incluida. Cargas tus clientes (con RUC, forma de pago y días de crédito en la ficha), tus vehículos con placa, TUC, SOAT y revisión técnica, tus conductores con licencia y tu tarifario.
- Cotizas desde el Tarifario de fletes. La cotización sugiere la tarifa de la ruta (general o del cliente), calcula base, IGV, total y la detracción 027 referencial, y se imprime con tu membrete.
- «✅ Aprobar» crea la orden. Un clic en la lista de cotizaciones aprueba y genera la Orden de Servicio OS-### con su código de rastreo, tomando la condición de pago de la ficha del cliente.
- «🚚 Crear viaje para esta orden». El viaje nace prellenado; eliges camión y conductor y el sistema avisa si hay SOAT, RTV, TUC o licencia vencidos o por vencer, unidad en mantenimiento o cruces con otro viaje.
- Guía 31 y factura. La guía se genera con serie V### y correlativo atómico; la factura aplica la detracción 4% cuando supera S/ 400 y, a crédito, vence según los días de la ficha.
- Cobranza en Tesorería. Ves las facturas vencidas con días de atraso y los clientes con deuda vencida, y envías recordatorios por WhatsApp o correo. Al cobrar, el neto va al banco y la detracción a su cuenta.
- Con Operación, el conductor y el margen. Rendición de gastos con foto, liquidación del conductor y el Tablero de Transporte con margen por ruta, unidad y cliente usando el gasto real.
El plan que elijas no te encierra: puedes empezar en Ruta con tus 3 camiones y pasar a Operación cuando necesites controlar conductores y margen.
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