Software TMS para transporte de carga: cómo elegir en Perú

Elegir un software TMS para transporte de carga en Perú no es elegir el que tenga el mapa más bonito: es elegir el que emita tu guía 31 sin errores, facture con la detracción correcta, te diga cuánto ganaste en cada viaje y que tu equipo realmente use. En esta guía comercial tienes los criterios que importan, un checklist de 15 preguntas para la demo, una comparativa honesta entre Excel, la app del proveedor GPS, un TMS extranjero y un ERP peruano con TMS, las señales de alerta y cómo aprovechar una prueba gratuita de 15 días.

Si todavía estás en la etapa de entender qué hace un sistema de este tipo, empieza por qué es un TMS y cómo es el flujo completo del flete. Aquí asumimos que ya sabes que lo necesitas y quieres elegir bien.

Antes de ver demos: define tu modelo de operación

La mitad de las malas compras de software de transporte se explica porque el sistema fue pensado para otro modelo de negocio. Antes de hablar con proveedores, responde por escrito:

• ¿Haces carga completa punto a punto (un cliente, un camión, planta a planta) o agencias (mostrador, encomiendas, consolidado por corredor)? ¿O ambas?
• ¿Cómo te pagan? A crédito de 15-30 días, pagado en origen o contra entrega.
• ¿Cuántas unidades tienes, cuántas son de terceros y cuántas personas trabajan en oficina?
• ¿Qué te duele más hoy? Guías, facturación con detracción, cobranza, rendiciones, no saber el margen, o clientes que llaman a preguntar por su carga.

Con esas cuatro respuestas descartas rápido a los sistemas que no calzan. Una transportista de Lima con cinco camiones haciendo Lima→Arequipa para empresas a crédito no necesita lo mismo que una agencia con diez puntos de recepción y cobro contra entrega.

Criterios para elegir un software TMS para transporte de carga

1. Cumplimiento SUNAT: guía 31 y detracción 027

Es el filtro número uno en Perú. El sistema debe emitir la GRE Transportista (tipo 31) a partir de la orden o el viaje, con conductor, licencia, placa, TUC, puntos de partida y llegada por ubigeo y el sustento del remitente (guía remitente 09, factura o declaración jurada). Y la factura del flete debe calcular la detracción del 4% (código 027) cuando la operación supera S/ 400, sobre el mayor entre el importe y el valor referencial. Si el proveedor te dice «la guía la haces en el portal de SUNAT y luego la subes», no es un TMS peruano. El detalle normativo está en guía de remisión transportista 31 y detracción 027.

2. Cobro por unidad o por usuario

Muchos sistemas cobran por usuario. En transporte eso castiga justamente a quien más debe usarlo: los conductores. Si cada chofer cuenta como usuario pagado, terminas dejándolos fuera y la rendición vuelve al papel. Un modelo por unidad (camión) escala con tu flota, no con tu personal. Comparamos los modelos de cobro con ejemplos en cuánto cuesta un software TMS en Perú.

3. App o acceso del conductor

El conductor necesita, desde su celular: ver su ruta, registrar la entrega con foto, reportar incidentes y rendir gastos con la foto del comprobante. Si nada de eso está en el celular, la información llega tarde, incompleta o no llega. Pregunta si funciona desde el navegador o exige instalar algo, y qué pasa con la señal en carretera.

4. Rentabilidad real, no estimada

Casi todos los sistemas muestran «reportes». Lo que importa es de dónde salen los costos: ¿del presupuesto que alguien escribió o del gasto real rendido por el conductor y de su liquidación? ¿Prorratea los costos de un viaje consolidado entre las cargas? Sin eso, el margen por ruta es una ilusión.

5. Integración GPS

No necesitas cambiar tus GPS para tener un TMS. Pregunta si el sistema puede leer las posiciones del API de tu proveedor GPS, si acepta el celular del conductor como fuente y qué alertas genera (parada larga, exceso de velocidad, fuera de ruta, sin señal). La comparación entre fuentes de posición está en GPS por celular vs GPS vehicular.

6. Contabilidad y tesorería integradas

Si el TMS no toca la contabilidad, a fin de mes alguien exporta, re-digita y descuadra. Lo ideal es que factura, cobro (neto al banco y detracción a su cuenta), rendición y liquidación del conductor generen sus movimientos sin pasos manuales.

7. Migración

¿Quién carga tus clientes, vehículos, conductores y tarifas? ¿Cobran aparte? ¿En cuánto tiempo? Una migración que tú tienes que hacer sola, sin plantilla, suele terminar en un sistema a medio llenar.

8. Soporte local

Soporte en español, en tu horario, que entienda qué es una detracción 027 y por qué una guía se rechaza. Un sistema extranjero con soporte por ticket en otro huso horario es un riesgo cuando tu camión está parado en un control.

Checklist de 15 preguntas para la demo

Lleva esta lista impresa. Pide que te muestren cada punto en vivo, con un caso tuyo (por ejemplo, un flete Lima→Huancayo de 20 toneladas a crédito de 15 días), no con diapositivas.

1. ¿Cómo convierto una cotización aprobada en orden de servicio sin volver a escribir los datos?
2. ¿La tarifa sale de un tarifario por ruta y por cliente? ¿Soporta tarifa por kg, tonelada, bulto o km con mínima?
3. ¿La forma de pago y los días de crédito se toman de la ficha del cliente o los escribo cada vez?
4. ¿Qué pasa si asigno un camión que ya está en otro viaje en ruta? ¿Me lo impide?
5. ¿Me avisa si el SOAT, la revisión técnica, el TUC o la licencia del conductor están vencidos o por vencer?
6. ¿Puedo usar unidades de terceros con su placa, TUC y conductor?
7. ¿Cómo se emite la guía 31? ¿El correlativo puede duplicarse si dos personas emiten a la vez?
8. ¿Qué pasa si el remitente no tiene guía 09 electrónica? ¿Puedo sustentar con factura o declaración jurada?
9. ¿La factura calcula la detracción 027 automáticamente? ¿Cómo registra el cobro del neto y de la detracción?
10. ¿La factura a crédito tiene fecha de vencimiento? ¿Cómo veo las facturas vencidas y le recuerdo al cliente?
11. ¿Qué hace el conductor desde su celular? Muéstrame una entrega con foto y una rendición de combustible.
12. ¿Cómo se calcula la liquidación del conductor? ¿Los peajes y el combustible se le descuentan o son gasto del viaje?
13. Muéstrame el margen de un viaje, de una ruta y de un cliente. ¿De dónde sale cada costo?
14. ¿Puede leer mis GPS actuales? ¿Qué alertas genera?
15. ¿Qué incluye el precio, cómo crece si agrego camiones y qué se cobra aparte (migración, capacitación, soporte)?

Si en la demo varias respuestas son «eso lo podemos desarrollar», estás comprando un proyecto, no un producto.

Comparativa: Excel, app del GPS, TMS extranjero o ERP peruano con TMS

Estas son las cuatro opciones reales que suele evaluar una transportista peruana. No nombramos marcas: la tabla describe cada tipo de opción en general.

Lectura rápida: la app del GPS resuelve la ubicación, no el negocio. El TMS extranjero suele ser potente en operación, pero el cumplimiento peruano queda como integración aparte. El Excel es gratis solo en apariencia: lo detallamos en Excel vs TMS para una transportista de 3 camiones.

El seguimiento al cliente: un criterio que se subestima

Cada llamada de «¿dónde está mi carga?» le cuesta tiempo a tu oficina. Un TMS con rastreo público permite que el cliente consulte el estado con su código, sin exponer precios ni datos internos. Evalúa si el código es aleatorio (que nadie pueda adivinar envíos ajenos cambiando un número) y si funciona bien en el celular.

Señales de alerta al evaluar un TMS

• La demo es solo un mapa. Si todo el recorrido gira alrededor del GPS y nunca llegan a la factura ni a la cobranza, el sistema no resuelve el negocio.
• «La guía 31 está en el roadmap». En Perú no es opcional.
• Cobro por usuario con conductores incluidos. Haz la cuenta con todos tus choferes antes de firmar.
• Implementación de meses con pago por adelantado. Para una transportista pequeña, una implementación larga suele indicar que el producto no está listo para tu rubro.
• No hay prueba con tus datos. Si solo puedes ver una demo guiada, no sabrás si tu equipo lo usará.
• Los costos salen del presupuesto. Si el margen no usa el gasto real rendido, los números se verán mejor de lo que son.
• Nadie habla de contabilidad. Pregunta quién pasa la factura, el cobro y la detracción a los libros.

Cómo hacer la prueba de 15 días (y sacarle provecho)

Una prueba gratuita sirve solo si la usas con operación real. Un plan de ejemplo para una transportista de 3 a 5 camiones:

1. Días 1-2: carga tus 10 clientes más frecuentes con RUC, forma de pago y días de crédito; tus vehículos con placa, TUC, SOAT y revisión técnica; tus conductores con licencia; y las tarifas de tus 3-5 rutas principales.
2. Días 3-5: cotiza dentro del sistema todo lo que te pidan. Aprueba y genera las órdenes desde ahí.
3. Días 6-9: crea los viajes, emite las guías 31 y factura los fletes con su detracción. Anota cada vez que tuviste que salir del sistema.
4. Días 10-12: registra las entregas con foto, las rendiciones de combustible y una liquidación de conductor.
5. Días 13-15: revisa la cobranza (qué vence y cuándo) y el margen por viaje. Pregúntate si esos números te hicieron cambiar alguna decisión.

Si al día 15 tu equipo abrió menos el Excel y tú sabes el margen de tu ruta principal, la prueba fue un éxito. Si no, averigua si fue el sistema o la falta de datos cargados.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

KELUA es un ERP peruano en la nube con un TMS integrado que se activa en instancias del rubro transporte. Así responde a los criterios de esta guía:

1. Modelo configurable. Modo «Punto a punto» (carga completa B2B: entrega punto a punto y crédito por defecto) o agencias (en agencia y contra entrega, además de a domicilio y recojo en terminal).
2. De la cotización a la orden sin re-digitar. La cotización de flete toma la tarifa del Tarifario por ruta, calcula base, IGV, total y detracción 027 referencial, y con el botón «✅ Aprobar» genera en un paso la Orden de Servicio (OS-###) con su código de rastreo. Si la orden se anula, la cotización vuelve a «Pendiente».
3. Datos del cliente desde su ficha. Forma de pago, días de crédito y RUC/DNI (factura o boleta, detracción) salen de la ficha maestra, no de lo que se tipea.
4. Despacho con controles. «🚚 Crear viaje para esta orden» abre el viaje prellenado: eliges camión y conductor y el sistema avisa de SOAT, RTV, TUC, licencia y mantenimiento vencidos o por vencer, y de cruces. El servidor impide la misma unidad o conductor en dos viajes en ruta. Acepta unidades de terceros.
5. Guía 31 con serie V###, correlativo atómico, placa y TUC autollenados, registro MTC y sustento 09/01 o declaración jurada imprimible.
6. Factura con detracción automática al 4% cuando supera S/ 400; a crédito, vence en la emisión más los días de la ficha. En Tesorería, facturas vencidas con días de atraso, «Clientes con deuda vencida» y recordatorio por WhatsApp o correo; al cobrar, neto al banco y detracción a su cuenta.
7. Conductor. En el plan TMS Operación: app del conductor con ruta, foto/firma de entrega e incidentes, rendición de gastos con foto obligatoria y liquidación (% del flete, por km o fijo, menos adelantos).
8. GPS. Monitoreo en mapa con alertas de parada, velocidad, fuera de ruta y sin señal, alimentado por el API de tu proveedor, el celular del conductor o webhook OsmAnd/Traccar.
9. Rentabilidad real. El Tablero de Transporte calcula margen por ruta, unidad y cliente con el gasto rendido y la liquidación real, prorrateando por peso en viajes consolidados.
10. Precio por unidad. Los conductores no pagan como usuarios. TMS Ruta parte desde S/ 149 al mes por 3 unidades y TMS Operación desde S/ 299 por 5 (más IGV), con 15 días gratis y migración incluida.

La mejor forma de evaluarlo es la misma que recomendamos para cualquier sistema: con tus datos, tus rutas y tu equipo durante la prueba.