Mantenimiento de flota por kilometraje y vencimientos SOAT/RTV

El mantenimiento de flota por kilometraje consiste en programar cada servicio del camión —aceite, filtros, frenos, llantas— según los kilómetros recorridos y el tiempo transcurrido, antes de que falle. En transporte de carga, una unidad parada no factura y una avería en carretera cuesta varias veces más que el preventivo: grúa, repuesto de emergencia en una ciudad donde no tienes taller de confianza, carga demorada y un cliente que ya está llamando.

A eso se suma el otro frente que detiene camiones: los documentos vencidos. Un SOAT, una revisión técnica, una TUC o una licencia de conducir vencida puede dejar la unidad inmovilizada en un control con la carga a bordo. En esta guía verás cómo armar el plan por km y por días, una tabla de servicios típicos (como ejemplo), qué documentos vigilar y qué pasa si circulas con ellos vencidos, cómo meter el costo de mantenimiento por km en tu rentabilidad y cómo evitar programar un viaje con una unidad que no debería salir.

Preventivo vs. correctivo: por qué el plan por km se paga solo

El mantenimiento correctivo (arreglar cuando se rompe) parece más barato porque "no gastas hasta que falla". Es una ilusión contable: el costo aparece igual, pero en el peor momento y con recargo. El preventivo convierte un gasto impredecible y caro en uno planificado y más barato.

Ejemplo ilustrativo: un camión que factura en promedio S/ 2.500 de flete por día trabajado se queda tres días parado por una falla que un servicio preventivo de S/ 400 habría evitado. La avería no costó el arreglo: costó el arreglo de emergencia, más S/ 7.500 de flete que no se hizo, más el cliente que tuviste que pasar a otra unidad o rechazar. Ese costo de oportunidad casi nadie lo suma cuando decide "estirar" un cambio de aceite.

Cómo armar un plan de mantenimiento por kilometraje y por días

Cada servicio se programa con dos disparadores, lo que llegue primero:

• Por km: para lo que se desgasta con el uso (aceite de motor, filtros, pastillas, llantas).
• Por días: para lo que envejece aunque el camión no ruede (refrigerante, batería, mangueras, lubricantes que se degradan) y para unidades que trabajan poco.

Pasos para armarlo:

1. Parte del manual del fabricante de cada modelo. Es la base; tu operación la ajusta.
2. Ajusta por tipo de operación. La sierra (pendientes, frenado continuo, altura), las trochas y el polvo acortan intervalos de frenos, filtros de aire y suspensión frente a la Panamericana.
3. Registra el último servicio de cada tarea (fecha y km). Desde ahí se calcula el próximo.
4. Define un aviso anticipado (por ejemplo, 500 km o 15 días antes) para agendar el taller sin sacar la unidad de un viaje comprometido.
5. Cada vez que haces el servicio, registra fecha, km, costo y taller. El historial es el que luego te dice qué unidad está costando demasiado.

Servicios típicos e intervalos (ejemplo, no receta)

La siguiente tabla es solo un ejemplo ilustrativo de cómo se ve un plan para un camión de carga diésel. Los intervalos reales dependen del fabricante, del modelo, del tipo de aceite y filtros que uses y de tu operación. No la copies sin contrastarla con el manual y con tu taller.

El kilometraje: el dato que hace funcionar todo

Un plan por km es tan bueno como el odómetro que lo alimenta. Tres reglas:

• Una sola fuente de verdad: el km que registra el conductor al iniciar y cerrar la ruta, no uno que alguien "recuerda" en la oficina.
• El odómetro solo sube. Si un registro trae un km menor que el anterior, es un error (o una manipulación para atrasar un servicio) y debe rechazarse.
• Revisión cruzada: compara el km de la ficha con el último check del conductor y, si tienes GPS, con los km recorridos del historial.

Documentos de flota: SOAT, revisión técnica, TUC y licencia

Además de la mecánica, un camión de carga necesita documentos vigentes para circular y prestar el servicio:

• SOAT: seguro obligatorio de accidentes de tránsito, exigido por la Ley General de Transporte y Tránsito Terrestre (Ley 27181). Cubre a las víctimas de un accidente.
• Revisión técnica (inspección técnica vehicular): certifica que la unidad está en condiciones técnicas y de seguridad para circular. Tiene periodicidad y vence.
• TUC (Tarjeta Única de Circulación): el documento del MTC que habilita a ese vehículo para el servicio de transporte de mercancías de la empresa autorizada.
• Licencia de conducir del conductor: vigente y de la categoría correcta para el vehículo (clase A, categorías A-IIIb o A-IIIc según el tipo de unidad de carga).

¿Qué pasa si circulas con un documento vencido?

No damos montos de multa porque cambian y dependen de la infracción específica; consúltalos en la normativa vigente del MTC y de SUTRAN. Lo que sí es constante son las consecuencias prácticas:

• Papeleta o acta de infracción en un control de la Policía o de SUTRAN, con la multa que corresponda.
• Posible inmovilización o internamiento de la unidad según la infracción, con la carga a bordo y el viaje detenido.
• Sin SOAT vigente, un accidente deja a la empresa sin la cobertura obligatoria frente a las víctimas, con responsabilidad directa.
• Con TUC o habilitación vencida, el servicio se presta sin habilitación vigente, lo que puede traer sanciones a la empresa, no solo al vehículo.
• Con la licencia vencida o de categoría incorrecta, el problema es del conductor y de la empresa que lo despachó.
• El costo comercial: el cliente con su carga retenida en un control no vuelve a llamarte.

La mejor defensa es un calendario de vencimientos con avisos anticipados y un bloqueo mental —o del sistema— para no despachar una unidad con algo vencido. Esto conecta con el trabajo de despacho: asignar camión y conductor sin cruces ni documentos vencidos, que tratamos en despacho de unidades.

El costo de mantenimiento por km en tu rentabilidad

El mantenimiento no es un gasto "general" que se pierde en el mes: es un costo por kilómetro que cada unidad genera. Se calcula como costo de mantenimiento de la unidad en el periodo ÷ km recorridos en el periodo.

Ejemplo ilustrativo: la unidad A recorrió 12.000 km en el mes y gastó S/ 2.400 en mantenimiento (S/ 0,20/km). La unidad B, más antigua, recorrió 9.000 km y gastó S/ 4.050 (S/ 0,45/km). Si ambas hacen la misma ruta con un margen de S/ 0,60/km antes de mantenimiento, A deja S/ 0,40/km y B apenas S/ 0,15/km. Si la tendencia de B sigue subiendo, la matemática te está diciendo que renovar puede salir más barato que seguir reparando.

Por eso el mantenimiento por km debe estar en el cálculo de la rentabilidad por ruta, unidad y cliente y en el costo por km con el que cotizas un flete. Si cotizas sin él, cada viaje sale "barato" hasta que llega la factura del taller.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

En KELUA el mantenimiento, los vencimientos y la programación de viajes usan los mismos datos de la flota:

1. Ficha del vehículo. En Vehículos registras placa, capacidad, TUC y las fechas de vencimiento de SOAT, revisión técnica y TUC, además del km actual del odómetro. En la ficha del personal, la categoría y el vencimiento de la licencia de conducir de cada conductor.
2. Planes de mantenimiento. En «Mantenimiento de Activos», con «+ Plan de mantenimiento» eliges la unidad, el servicio (cambio de aceite, frenos…), cada cuántos días y/o cada cuántos km, y el último servicio (fecha y km). KELUA calcula la próxima fecha y el próximo km.
3. Estados automáticos. Cada plan aparece como vigente, por vencer o vencido, con el detalle ("faltan 1.200 km", "vencido hace 5 d"). Por defecto avisa "por vencer" 500 km o 15 días antes; ese umbral es configurable por instancia.
4. El km se toma solo. El kilometraje de la unidad es el máximo conocido entre el Check de Unidad del conductor, el odómetro de la ficha y el último servicio registrado. El odómetro solo sube: se valida al iniciar y cerrar la ruta, y al cerrar un viaje KELUA ofrece actualizar el odómetro de la ficha (solo un rol con permiso sobre vehículos puede hacerlo, no el conductor).
5. Registrar servicio. Con «Registrar servicio» anotas fecha, km, costo, taller o proveedor y detalle; KELUA recalcula el próximo y guarda el historial. Opcionalmente marcas registrar el gasto en «Costos de Vehículo», que genera el asiento contable, sin llevar una contabilidad paralela.
6. Vencimientos de documentos. SOAT, revisión técnica, TUC y licencias que vencen en 30 días o menos (o ya vencieron) aparecen en «Mis Pendientes» como "Documentos de flota por vencer (SOAT/RTV/TUC)" y "Licencias de conducir por vencer", y se marcan en la lista de vehículos.
7. Aviso automático. Con «🔔 Alertas de vencimiento» activas un aviso diario por correo (y por WhatsApp si tienes la plantilla aprobada por Meta) de SOAT y revisión técnica por vencer, a los usuarios de SSOMA y Logística y a los correos o números que agregues, con los días de anticipación que elijas (por defecto 30, 15, 7 y 1).
8. Avisos al programar un viaje. Al elegir camión y conductor en Viajes / Despacho, el formulario avisa si el SOAT, la revisión técnica o la TUC están vencidos ("riesgo de multa / paralización MTC") o por vencer, si la licencia del conductor está vencida o por vencer, si la unidad figura en estado mantenimiento o de baja, y si la unidad o el conductor ya tienen otro viaje activo.
9. Mantenimiento por km en el tablero. En «Uso y rentabilidad por UNIDAD» del Tablero de Transporte, la columna Mant./km divide el costo de los servicios registrados en el periodo entre los km recorridos.

Las alertas de SOAT, revisión técnica y TUC están desde el plan TMS Ruta (desde S/ 149 al mes + IGV, hasta 3 unidades); el mantenimiento por kilometraje con planes e historial se incluye en TMS Flota, a medida. El flujo completo del TMS lo explicamos en qué es un TMS para transporte de carga.

Cuándo renovar una unidad

El historial de mantenimiento responde la pregunta que muchos dueños deciden por apego: ¿reparo o renuevo? Señales de que conviene evaluar la renovación:

• El mantenimiento por km sube varios meses seguidos y se acerca al margen por km que deja la unidad.
• Los días parados por taller bajan su utilización muy por debajo del resto de la flota.
• Las fallas en ruta se repiten y ya afectan la puntualidad con los clientes.
• Una reparación mayor (motor, caja) cuesta una fracción importante del valor de la unidad.

Con esos datos, la decisión deja de ser "le tengo cariño al camión" y pasa a ser un cálculo de costo por km.

Errores frecuentes en el mantenimiento de flota

• Plan solo en la cabeza del jefe de taller: cuando él falta, nadie sabe qué toca.
• Controlar solo por fecha en unidades que ruedan mucho, o solo por km en las que casi no salen.
• Kilometraje sin fuente confiable o que puede "bajar".
• Registrar el servicio sin costo: pierdes el dato para decidir renovar.
• Despachar "por esta vez" una unidad con un documento vencido.
• Cotizar fletes sin incluir el mantenimiento por km.

Checklist semanal y mensual de flota

• ¿Qué servicios están por vencer esta semana por km o por fecha, y en qué fecha entra cada unidad al taller?
• ¿Algún SOAT, revisión técnica o TUC vence en los próximos 30 días?
• ¿Las licencias de los conductores están vigentes y en la categoría correcta?
• ¿El km de cada ficha coincide con el último Check de Unidad?
• ¿Qué unidad tiene el mantenimiento por km más alto del mes y viene subiendo?
• ¿Hay unidades con muchos días parados por taller?

Unos minutos con esta lista te ahorran las tres cosas más caras del transporte: una unidad inmovilizada en un control, una avería en carretera y un camión parado sin facturar.