Despacho de unidades: camión y conductor sin cruces ni vencidos

El despacho de unidades de transporte es la decisión que se toma decenas de veces por semana y que, si sale mal, cuesta caro: qué camión y qué conductor salen con cada viaje. Un mal despacho no se ve en el momento; se ve cuando la unidad programada para Arequipa sigue en Trujillo, cuando dos despachadores asignaron el mismo conductor o cuando SUTRAN detiene el camión en la Panamericana porque la revisión técnica venció la semana pasada.

Esta guía trata la parte operativa del despacho: saber dónde está cada unidad, qué compromisos tiene, qué documentos le vencen y cómo evitar que el mismo recurso quede en dos viajes. El monitoreo GPS en vivo es otro tema (lo tocamos al final, de pasada). Si quieres el mapa completo del flujo de una transportista, revisa qué es un TMS y cómo ordena la operación.

¿Qué es el despacho de unidades y quién lo hace?

En una transportista pequeña, despacha el dueño con su celular. En una de diez camiones, hay un despachador (o jefe de operaciones) que cada tarde arma la programación del día siguiente: qué viajes salen, con qué unidad, con qué conductor, a qué hora. En operaciones más grandes hay dos o tres personas despachando a la vez, cada una con sus clientes.

Despachar bien es responder cuatro preguntas antes de cada viaje:

1. ¿Dónde está la unidad ahora? No puede salir de Lima si está en Huancayo.
2. ¿Está libre? ¿Tiene otro viaje programado o en ruta que se cruce?
3. ¿Está en regla? SOAT, revisión técnica, TUC vigentes y sin mantenimiento pendiente.
4. ¿El conductor puede ir? Licencia vigente de la categoría correcta y sin otro viaje activo.

Cuando esas respuestas viven en la cabeza del despachador, en un Excel o en un grupo de WhatsApp, los errores son cuestión de tiempo.

Disponibilidad real: dónde está cada unidad (y dónde debería estar)

La forma más simple de saber dónde está un camión sin GPS es deducirlo de sus viajes: si su último viaje Lima→Arequipa ya se entregó, la unidad está en Arequipa; si está en ruta, va en tránsito; si nunca salió, sigue en su base. Esa "ubicación lógica" es sorprendentemente útil, porque detecta el error más común de la programación: asignar un viaje que sale de un lugar donde el camión no está.

Cuando además tienes GPS, puedes comparar dos columnas: dónde debería estar la unidad según sus viajes y dónde está según su última posición. Si una unidad figura en ruta pero su GPS la marca detenida hace horas, o si se mueve sin tener viaje en ruta, algo no cuadra y conviene llamar antes de despachar nada más.

El viaje de reposición

Si la unidad está en otra ciudad, tienes tres opciones: esperar a que vuelva, programarle un viaje de retorno con carga (lo ideal) o moverla vacía. Cualquiera de las tres es mejor que descubrirlo a las cinco de la mañana cuando el cliente espera en su almacén de Lurín.

Compromisos activos: el calendario de cada camión y cada conductor

Un recurso puede tener viajes programados (aún no salen) y viajes en ruta. Dos viajes programados para la misma unidad no siempre son un error: puede hacer Lima→Ica el lunes y Lima→Huaraz el miércoles. Pero dos viajes en ruta a la vez son imposibles físicamente: un camión no está en dos carreteras.

Por eso el despacho necesita dos niveles de control:

• Aviso blando al programar: "esta unidad ya tiene dos viajes activos: VJE-041 (en ruta a Arequipa) y VJE-044 (programado a Ica)". El despachador decide.
• Bloqueo duro al despachar: si la unidad o el conductor ya están en ruta en otro viaje, el segundo no sale. Sin excepciones.

El candado anti-doble viaje: el caso de los dos despachadores

En una operación con varias personas despachando, el error más caro es invisible hasta que estalla. Despachadora 1 pone el camión ABC-123 a Ica; despachador 2, en otra pantalla, lo pone a Huaraz. Los dos hacen clic casi al mismo tiempo. Si el control vive solo en la pantalla, ambos viajes pasan.

La única barrera confiable es un candado en el servidor: el paso a "en ruta" se hace en una operación atómica que verifica, en el mismo instante, que ni la unidad ni el conductor estén en otro viaje en ruta. El segundo intento simplemente no pasa y el despachador recibe el motivo. Es el tipo de control que no se nota cuando funciona y que te salva un despacho imposible cada tanto.

Documentos que no pueden estar vencidos al programar

En Perú, un camión de carga necesita varios documentos vigentes para circular, y el conductor necesita su licencia de la categoría que corresponde. Si alguno vence en ruta, el riesgo es la multa, la inmovilización de la unidad o, peor, un siniestro sin cobertura.

La buena práctica es que el aviso aparezca en el momento de programar, no en un reporte que alguien revisa a fin de mes. Para la gestión de vencimientos y el plan de mantenimiento en sí, revisa mantenimiento de flota por kilometraje y vencimientos. Las exigencias exactas por tipo de unidad las define el MTC; ante dudas, confírmalas con tu asesor.

Unidades de terceros: cuando alquilas el camión

En temporada alta casi todas las transportistas subcontratan: alquilan un camión con su conductor para cubrir un viaje. Esa unidad no está en tu flota, pero el viaje sí es tuyo: la guía tipo 31 debe llevar su placa, su TUC y los datos del conductor, y el costo del alquiler debe entrar a la rentabilidad del viaje. Si lo manejas "por fuera", el viaje aparece con margen altísimo (porque no tiene costo) y la guía sale con datos incompletos.

Carga completa: crear el viaje desde la orden

En el transporte punto a punto, una orden de servicio es un viaje: el cliente contrató el camión completo. Ahí el despacho es aún más directo: la ruta, el cliente y la empresa ya están en la orden, y lo único que falta decidir es qué camión y qué conductor. Si el sistema te obliga a volver a escribir origen y destino en un formulario de viaje aparte, es un paso donde se cuelan errores. Para cómo nace y qué lleva esa orden, revisa la orden de servicio de transporte.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

En KELUA el viaje es el camión: unidad, conductor, ruta y costos, con estados Programado → En ruta → Entregado → Facturado → Cobrado. El despacho se apoya en estas piezas:

1. Crear el viaje desde la orden. En una orden de carga completa, «🚚 Crear viaje para esta orden» abre el formulario normal de Viajes ya lleno con la ruta, la empresa y las sucursales; solo eliges camión y conductor. Si la orden ya está en un viaje, no crea otro; no despacha órdenes anuladas ni entregadas, y el hecho de que ya esté facturada no bloquea (en transporte se factura antes de despachar).
2. Avisos al elegir unidad y conductor. Apenas eliges el camión, el formulario muestra: su última posición según sus viajes y si no está en el origen del viaje nuevo (sugiere un viaje de reposición o retorno); si está en ruta; sus viajes activos; si está en mantenimiento o de baja; y si su SOAT, revisión técnica o TUC están vencidos o vencen en los próximos 30 días. Al elegir el conductor, avisa si su licencia está vencida o por vencer y si tiene otros viajes activos.
3. Kilometraje sin re-digitar. El km de salida se hereda del último check de unidad que registró el conductor, o del km actual de la ficha del vehículo.
4. Unidad de tercero. Marcas que la unidad es de tercero y escribes placa, TUC, conductor, DNI y licencia a mano; esos datos van a la guía tipo 31 y al manifiesto. El costo del alquiler se registra en «Otros» de los costos del viaje, para que entre a la rentabilidad.
5. Señal en la lista. En la lista de Viajes, una marca ⚠ junto a la placa o al conductor indica que ese recurso está en más de un viaje activo a la vez.
6. Candado al despachar. El paso a En ruta se hace en el servidor: si la misma unidad o el mismo conductor ya están en ruta en otro viaje, no se despacha y se indica en cuál está. Al despachar, se generan en borrador las guías tipo 31 que falten, una por envío.
7. Estado de la flota. En el Tablero de Transporte, «Estado de la flota — ¿dónde está cada unidad?» lista cada unidad propia con su estado (en ruta, programado, libre), dónde debería estar, dónde está según el GPS (si transmite), la discrepancia entre ambos, su último viaje y sus compromisos, con un botón «📍 Ver en GPS».
8. Retorno. Al entregar, KELUA ofrece crear el viaje de retorno con la misma unidad y conductor, para que la unidad no quede "perdida" en destino.

Los viajes con elección de camión y conductor y las alertas de SOAT, RTV y TUC están desde el plan TMS Ruta (desde S/ 149 al mes + IGV con hasta 3 unidades; unidad adicional +S/ 29).

Checklist diario del despachador

Una rutina de diez minutos, cada tarde, antes de cerrar la programación del día siguiente:

• Revisar el estado de la flota: ¿cada unidad está donde debería? ¿Alguna figura en ruta sin señal o detenida demasiado tiempo?
• Cerrar lo que llegó: recepcionar los viajes cuyos conductores avisaron que terminaron, para liberar unidad y conductor.
• Mirar vencimientos de la semana: SOAT, revisión técnica, TUC y licencias que vencen en los próximos días; no programar viajes largos con documentos al filo.
• Confirmar mantenimientos: ninguna unidad en taller programada para mañana.
• Programar primero lo comprometido: órdenes de carga completa aprobadas y consolidados con hora de corte.
• Buscar retornos: unidades que quedan en provincia deben tener viaje de retorno abierto.
• Confirmar terceros: placa, TUC y conductor del camión alquilado, completos antes de emitir la guía.

Mini caso: cinco camiones, dos despachadores

Ejemplo ilustrativo. Una transportista de Callao con cinco unidades hace Lima→Arequipa, Lima→Trujillo y Lima→Huancayo. Tiene dos personas despachando: una atiende a los clientes mineros y otra a los de consumo masivo. Un jueves, las dos asignaron el mismo conductor, uno para Trujillo a las 6 a. m. y otro para Huancayo a las 7 a. m. Se enteraron cuando el conductor llamó preguntando a cuál iba. Resultado: un viaje reprogramado, un cliente molesto y un camión alquilado de urgencia a precio de temporada.

Con los avisos al programar, la segunda despachadora habría visto al elegir el conductor que ya tenía un viaje activo. Y si igual hubiera intentado despacharlo, el candado del servidor lo habría impedido. Esa misma semana, el aviso de la revisión técnica de una unidad (vencía en cuatro días) les permitió pasarla un martes sin cortar un viaje a Arequipa.

Errores frecuentes en el despacho

• Programar según el Excel y no según dónde terminó el último viaje de la unidad.
• Confiar en que "el otro despachador ya lo vio" en vez de tener un bloqueo en el sistema.
• Revisar vencimientos a fin de mes y no al asignar cada viaje.
• Alquilar camiones de terceros por fuera del sistema, sin sus datos en la guía ni su costo en el viaje.
• No cerrar los viajes que ya llegaron: la unidad aparece ocupada cuando en realidad está libre.

¿Y el GPS? Complementa, no reemplaza

El despacho funciona aun sin GPS, porque la disponibilidad se deduce de los viajes. El GPS agrega la confirmación en tiempo real: la columna "está" frente a "debería estar". Si quieres ver el monitoreo en vivo, el historial del día y las alertas de parada o velocidad, lo explicamos en control de flota GPS desde tu ERP.