Cobrar fletes a crédito: cómo dar 15-30 días sin ahogar tu caja

Si vas a cobrar fletes a crédito a 15 o 30 días, necesitas tres cosas antes que el camión salga: saber cuánta caja vas a tener inmovilizada, tener una política de crédito escrita por cliente y un sistema de cobranza que no dependa de que alguien “se acuerde” de llamar. En transporte de carga B2B el crédito no es opcional, pero mal manejado es la forma más rápida de quedarte sin plata para el combustible del próximo viaje aunque tu empresa sea rentable en papel.

En esta guía calculamos con un ejemplo cuánto capital de trabajo exige el crédito (con el efecto de la detracción), armamos la política de crédito, vemos cuándo facturar, cómo funciona la detracción 027 en la cobranza, cómo escalar el cobro y qué hacer con los morosos.

Por qué el cliente B2B exige crédito en transporte

Las empresas que contratan carga completa (industrias, distribuidoras, constructoras, mineras, importadores) pagan a sus proveedores con un calendario: reciben la factura, la registran, la validan contra la guía y la constancia de entrega, y la programan a 15, 30 o más días. Para ellas es normal; para una transportista de 3 a 5 camiones es un reto, porque tú pagas el combustible, los peajes, los viáticos y el sueldo del conductor antes de cobrar.

Negarte al crédito suele significar perder al cliente grande. Darlo sin control significa financiar a tu cliente con tu propia caja. El punto medio es un crédito calculado, limitado y cobrado con disciplina.

Cuánto capital de trabajo necesitas para dar crédito

El capital de trabajo es la plata que necesitas tener disponible para operar mientras tus facturas se cobran. Veámoslo con un ejemplo ilustrativo: una transportista de Lima con 5 camiones que hace 8 viajes por camión al mes (40 viajes) a un valor promedio de S/ 3.460 más IGV por viaje (como en nuestro ejemplo de cómo cotizar un flete). Sus costos operativos (combustible, peajes, viáticos, conductores, mantenimiento) son el 80% del valor del servicio y se pagan durante el mes.

Lectura: con crédito a 30 días, la misma empresa rentable necesita tener unos S/ 110.000 de capital de trabajo solo para sostener el primer mes. Si los clientes pagan con 10 días de atraso promedio, la necesidad sube a algo más de un mes de costos (en el ejemplo, alrededor de S/ 147.000). Y hay dos detalles que suelen olvidarse:

• La detracción no es caja libre. De cada factura cobrada, el 4% llega a tu cuenta de detracciones del Banco de la Nación. Sirve para pagar tributos, pero no para el combustible ni los sueldos. Tu caja disponible real es el total menos la detracción.
• El IGV se debe aunque no hayas cobrado. En los servicios, la obligación del IGV nace cuando emites el comprobante o cuando cobras, lo que ocurra primero (Ley del IGV, art. 4). Si facturas a crédito, declaras y pagas ese IGV al mes siguiente aunque el cliente todavía no te haya pagado. Los fondos de detracciones ayudan justamente a cubrirlo.

Si tu empresa es micro o pequeña, pregunta a tu contador si calificas al régimen que permite postergar el pago del IGV (Ley 30524, conocido como “IGV Justo”) y en qué condiciones.

Política de crédito: a quién, cuánto y a cuántos días

Una política de crédito es una regla escrita que responde tres preguntas antes de aceptar el primer servicio a crédito.

1. Evaluación del cliente

• Revisa que el RUC esté activo y habido y su antigüedad.
• Pide referencias de otros proveedores y, si puedes, consulta su historial en una central de riesgo.
• Empieza con 2 o 3 servicios al contado o contra entrega; da crédito cuando conozcas cómo paga.
• Formaliza con una orden de compra, un contrato o al menos la aceptación escrita de la cotización con las condiciones de pago.

2. Límite de crédito

Define el monto máximo de deuda abierta que aceptas de cada cliente. Una referencia práctica es lo que ese cliente factura en un mes normal. Si el cliente llega a su límite, el siguiente servicio es al contado hasta que pague.

3. Días de crédito por cliente

No todos merecen 30 días. Un cliente nuevo puede empezar en 15; uno con historial impecable puede subir a 30. Lo importante es que los días estén en la ficha del cliente y que todos en la oficina los apliquen igual, no que cada despachador negocie a su manera. Y escribe las condiciones de pago en la cotización: forma de pago, días, desde cuándo corren y que el servicio está sujeto a detracción.

Facturación oportuna: cada día que tardas en facturar es crédito gratis

Los días de crédito cuentan desde la emisión de la factura. Si el servicio se hace el día 3 y facturas el día 20, sin darte cuenta diste 47 días en vez de 30. La regla en transporte es simple: factura al despachar o en cuanto el servicio queda aprobado, no “a fin de mes cuando haya tiempo”.

• La factura electrónica a crédito debe informar la forma de pago, el monto neto pendiente de pago y la fecha de cada cuota (RS 193-2020/SUNAT). Esa fecha es la que después usas para cobrar.
• Guarda la constancia de entrega (POD) firmada con nombre y DNI de quien recibió: es tu respaldo cuando el cliente dice que “no le llegó” o retiene el pago por una observación. Lo desarrollamos en POD: constancia de entrega con foto y firma.
• Adjunta o referencia la guía de remisión transportista del traslado; muchos clientes no programan el pago sin ella.

La detracción 027 en la cobranza: quién deposita y cómo verificar

El servicio de transporte de bienes por vía terrestre está sujeto al Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias (SPOT), código 027, tasa 4%, cuando el importe de la operación supera S/ 400 (RS 073-2006/SUNAT). La base es el mayor entre el importe de la operación y el valor referencial del servicio.

• Quién deposita: el usuario del servicio, es decir, tu cliente, en tu cuenta de detracciones del Banco de la Nación. Luego te paga el saldo a tu cuenta corriente.
• Cómo verificar: pide al cliente la constancia de depósito y revisa los movimientos de tu cuenta de detracciones (en el Banco de la Nación o en la consulta de SUNAT Operaciones en Línea). Concilia cada constancia contra su factura.
• Para qué sirven esos fondos: para pagar tus deudas tributarias (por ejemplo, el IGV y otros tributos que administra SUNAT). Si quedan saldos sin usar, la norma prevé solicitar su liberación cumpliendo requisitos; tu contador conoce el procedimiento y sus plazos.
• Si el cliente te paga el total sin detraer: la norma del SPOT pone la obligación de depositar en ti como proveedor. KELUA no registra la autodetracción; eso lo coordinas con tu contador.

Un argumento útil al cobrar: si el cliente no deposita la detracción, puede perder el derecho a usar el crédito fiscal de tu factura hasta regularizar. Por eso a la mayoría de empresas formales les conviene detraer bien. Para el detalle documental del traslado, revisa la guía de remisión transportista 31 y la detracción 027.

Cobranza escalonada: el calendario que evita los atrasos

La mayoría de facturas vencidas no son mala fe: son facturas que nadie siguió. Un calendario simple (ejemplo, ajústalo a tu negocio):

Dos reglas de oro: el recordatorio siempre lleva el número de factura, monto y fecha de vencimiento, y la cobranza tiene un responsable con nombre, no “el que esté libre”.

Qué hacer con los clientes morosos

1. Suspende el crédito, no el cliente: los nuevos servicios pasan a contado o contra entrega hasta que regularice.
2. Acuerda un plan de pagos por escrito con fechas y montos; es mejor cobrar en tres partes que no cobrar.
3. Documenta todo: factura, guía, POD, constancia de detracción y los recordatorios enviados. Si llegas a un proceso, ese expediente es tu prueba.
4. Carta notarial y acción legal como último recurso, con asesoría de un abogado.
5. Revisa la política: un moroso suele revelar un límite de crédito mal puesto o una evaluación que no se hizo.

Si la deuda termina siendo incobrable, su tratamiento tributario (provisión o castigo) tiene requisitos propios en la Ley del Impuesto a la Renta; consúltalo con tu contador antes de registrarlo.

Alternativas de financiamiento cuando el crédito aprieta

Si tu capital de trabajo no alcanza para el crédito que tus clientes exigen, en el mercado existen opciones como una línea de capital de trabajo bancaria o el factoring con factura negociable, donde una entidad adelanta el cobro de tus facturas a cambio de un costo financiero. Son alternativas del mercado que debes evaluar con tu banco o asesor financiero comparando su costo con tu margen; KELUA no hace factoring. Antes de financiarte, revisa lo básico: facturar el mismo día, cobrar a tiempo y no dar más días de los que tu caja soporta suele liberar más plata que cualquier préstamo.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

En KELUA el crédito se decide una vez en la ficha del cliente y viaja solo por toda la operación, hasta la cobranza y el flujo de caja. Paso a paso:

1. Ficha del cliente con su condición de pago. En la ficha maestra registras el RUC, la forma de pago y los días de crédito. Si la ficha dice crédito o tiene días de crédito, sus servicios salen a crédito; si no, se usa el valor por defecto de tu instancia (15 días si no configuras otro). En el modelo «Punto a punto», pensado para carga completa B2B, la forma de pago por defecto es crédito.
2. Cotización con las condiciones escritas. La cotización de flete calcula base, IGV, total y la detracción 027 referencial si el cliente tiene RUC, y en observaciones dejas las condiciones de pago.
3. Orden de Servicio. Al pulsar «✅ Aprobar» se genera la orden, que toma la forma de pago y los días de crédito de la ficha (no de lo que alguien tipeó), igual que el RUC para decidir Factura o Boleta.
4. Factura con vencimiento y detracción. Desde la orden pulsas «🧾 Facturar». Con RUC sale Factura; la detracción 027 al 4% se aplica automáticamente cuando el total supera S/ 400. Con forma de pago crédito, la factura queda con fecha de vencimiento = emisión + días de crédito de la ficha. En transporte puedes facturar antes de despachar: facturar no bloquea crear el viaje.
5. POD como respaldo. Al entregar, registras con «📸 POD» el nombre y DNI de quien recibe (con autocompletado RENIEC) y la foto del cargo firmado.
6. Cobro neto más detracción. Cuando el cliente paga, registras el cobro: el neto entra a tu caja o banco y la detracción a su cuenta del Banco de la Nación. Así tu saldo de caja nunca aparece inflado con plata que solo sirve para tributos.
7. Cobranza con los vencidos a la vista. En Tesorería, el módulo de Cuentas por cobrar y Cobranza te muestra el saldo por comprobante, lo vencido con sus días de atraso, los indicadores «Por cobrar», «Vencido», «Clientes con deuda vencida» y lo que está por vencer.
8. Recordatorios en un clic. Envías el recordatorio por WhatsApp o correo a un cliente, o usas «📲 Recordar a TODOS los vencidos» para mandar el aviso por WhatsApp a todas las facturas vencidas del filtro actual.
9. Registrar el cobro liquida el saldo y el flujo de caja se actualiza con lo realmente cobrado.

Todo vive en una sola base: la cotización, la orden, la factura, el POD y el cobro se enlazan por ID sin re-digitar, y alimentan contabilidad y tesorería. Si quieres ver el flujo completo de punta a punta, revisa qué es un TMS para transporte de carga. La cobranza a crédito y el flujo de caja ya vienen en el plan TMS Ruta, desde S/ 149 al mes más IGV con hasta 3 unidades.

Checklist para dar crédito sin ahogar tu caja

• ¿Calculaste cuánto capital de trabajo inmoviliza el crédito que das hoy?
• ¿Cada cliente a crédito tiene evaluación, límite y días en su ficha?
• ¿Facturas el mismo día del despacho o de la aprobación?
• ¿Verificas cada constancia de detracción contra su factura?
• ¿Tienes un calendario de recordatorios y un responsable de cobranza?
• ¿Tus morosos pasan a contado de forma automática por política?

El crédito bien administrado te abre la puerta a los clientes grandes. Mal administrado, te convierte en el banco de tus clientes.