Cómo cotizar un flete de carga: calcula el precio de tu servicio

Si te preguntas cómo cotizar un flete sin regalar tu trabajo, la respuesta corta es esta: primero calculas cuánto te cuesta a ti el viaje completo (ida, vuelta y los costos que corren aunque el camión esté parado), después le pones el margen que tu empresa necesita y recién al final sumas el IGV y revisas cuánto llegará de verdad a tu cuenta después de la detracción. En esta guía hacemos ese cálculo paso a paso, con un ejemplo Lima→Huancayo en tablas, y te dejamos una plantilla de cotización lista para usar.

Este artículo es el método para calcular el precio de un servicio. Si lo que necesitas es organizar tus precios de lista por ruta, por kilo, por tonelada o por cliente, eso se trabaja en el tarifario de fletes por kg, tonelada, bulto o km: ahí guardas el resultado de este cálculo para no rehacerlo cada vez que un cliente te escribe.

Por qué tantas transportistas cotizan a pérdida sin darse cuenta

El error más común en la pyme de transporte es cotizar mirando solo el combustible y los peajes de la ida. El camión sale, el cliente paga, la cuenta del banco sube… y a fin de año el dueño no entiende por qué no le alcanza para cambiar llantas o para la cuota del camión nuevo. Casi siempre se escapan tres cosas:

• El retorno vacío. Si el camión vuelve de Huancayo sin carga, esos kilómetros también consumen combustible, peajes y desgaste. Alguien los tiene que pagar, y ese alguien es el flete de ida.
• Los costos fijos. La cuota o depreciación del camión, el seguro, el SOAT, la revisión técnica, el GPS y el sueldo del conductor corren aunque el camión esté parado en la cochera. Si no los repartes entre los viajes del mes, cada viaje parece rentable y el mes completo no.
• El mantenimiento que “todavía no toca”. El cambio de aceite, las pastillas de freno y las llantas llegan cada cierto número de kilómetros. Si no reservas una parte por kilómetro, el día que toca el gasto grande te agarra sin caja.

La solución no es cobrar “más o menos lo que cobra la competencia”, sino conocer tu costo por viaje y tu costo por kilómetro. Con esos dos números, cotizar deja de ser una apuesta.

Costos fijos del camión: lo que pagas aunque no viaje

Los costos fijos son mensuales. Para usarlos en una cotización, súmalos y divídelos entre la cantidad de viajes que ese camión hace de verdad en un mes normal (no en tu mejor mes).

• Depreciación o cuota del camión. Un método simple: (precio de compra − valor en que esperas venderlo) ÷ meses que lo piensas usar. Si lo financiaste, la cuota del préstamo te sirve de referencia de caja, pero para el precio lo correcto es la depreciación más el costo financiero. La depreciación tributaria tiene sus propias reglas: ese cálculo déjalo a tu contador.
• Seguro vehicular y SOAT. La prima anual ÷ 12.
• Revisión técnica, habilitación (TUC) y trámites. Todo lo que pagas por mantener la unidad en regla, prorrateado al mes.
• GPS. El servicio mensual del proveedor del equipo.
• Sueldo del conductor. Si está en planilla, usa el costo total para la empresa (sueldo más cargas y beneficios), no solo lo que recibe en mano. Si le pagas por viaje, ese monto va en los variables.
• Administración prorrateada. Oficina, contador, sistema, teléfono: una parte razonable por camión.

Costos variables: cuánto cuesta cada kilómetro

Los variables dependen de la ruta. Se calculan por viaje, ida y vuelta:

1. Combustible por km. Galones = kilómetros ÷ rendimiento (km por galón). Usa un rendimiento distinto cargado y vacío, y sé realista en rutas de sierra: la subida por la Carretera Central no rinde igual que la Panamericana.
2. Peajes. Se cobran por número de ejes; cuenta ida y vuelta.
3. Viáticos del conductor. Alimentación, hospedaje y cochera según los días que dura el viaje.
4. Liquidación o pago por viaje del conductor, si trabajas con porcentaje del flete, pago por km o monto fijo por viaje.
5. Mantenimiento por km. Toma el costo de tu plan de mantenimiento (aceite, filtros, frenos, llantas) y divídelo entre los kilómetros que cubre. Eso te da un costo por km que debes cargar a cada viaje.
6. Kilómetros de retorno vacío. Si no tienes carga de vuelta, esos kilómetros entran completos al costo del viaje de ida.

¿Y si consigo carga de retorno?

Entonces el costo del retorno se reparte entre los dos fletes, y puedes bajar el precio de ida o ganar más con el mismo precio. Por eso las transportistas que cuidan su margen buscan carga de regreso antes de salir. Pero cotiza siempre asumiendo el escenario probable: si el retorno cargado “a veces sale”, no lo metas en el precio base.

Cómo cotizar un flete paso a paso: ejemplo Lima→Huancayo

Ejemplo ilustrativo con supuestos redondos; reemplázalos por los datos reales de tu camión, tu ruta y tus precios de combustible y peajes del día. Una transportista de Lima con un camión de 3 ejes cotiza una carga completa de 14 toneladas para un cliente con RUC, de Lima a Huancayo (unos 310 km por la Carretera Central). El camión vuelve vacío y hace 10 viajes redondos al mes.

Paso 1: costos fijos del mes y su parte por viaje

Paso 2: costos variables del viaje redondo

Con esto ya sabes que ese viaje te cuesta S/ 2.763, que equivale a unos S/ 4,46 por kilómetro recorrido (620 km) o S/ 8,91 por kilómetro cargado (310 km). Fíjate en el peso del retorno vacío: solo su combustible es el 20% del costo total.

Paso 3: el margen objetivo (y la trampa del “más 20%”)

Supongamos que tu empresa necesita un margen del 20% sobre el precio para cubrir imprevistos, crecer y pagar el impuesto a la renta. La fórmula correcta es:

Precio base = costo ÷ (1 − margen) → 2.763 ÷ 0,80 = S/ 3.453,75, que redondeas a S/ 3.460.

La trampa: muchos hacen costo × 1,20 = S/ 3.315,60. Eso es un recargo del 20% sobre el costo, pero tu margen real sobre el precio queda en 16,7%. En un año de viajes, esa diferencia de S/ 138 por viaje es plata que creías ganar y no ganas.

Paso 4: IGV, detracción y lo que realmente llega a tu cuenta

El precio base no es lo que cobras. Sobre él va el IGV y, si el cliente tiene RUC y la operación supera S/ 400, el cliente debe hacer la detracción del 4% (código 027, transporte de bienes por vía terrestre). La base de la detracción es el mayor entre el importe de la operación y el valor referencial de la ruta; en este ejemplo asumimos que el importe es mayor.

Dos ideas para no confundirte. Primero, el IGV no es tuyo: lo declaras y pagas a SUNAT, descontando el crédito fiscal de tus compras con factura (combustible, repuestos, peajes con comprobante). Segundo, la detracción tampoco es caja libre: esos S/ 163 quedan en tu cuenta del Banco de la Nación y sirven para pagar tus tributos. Si el valor referencial de la ruta fuera mayor que el importe, la detracción se calcula sobre ese valor; tu contador te confirma la cifra vigente. Si además cobras a 30 días, el tema de la caja se vuelve crítico: lo explicamos en cómo cobrar fletes a crédito sin ahogar tu caja.

Tarifa mínima: cuánto cobrar por un servicio pequeño

No todas las cargas llenan el camión. Para un envío chico, el cálculo por peso puede dar un precio ridículo, aunque el camión igual tiene que salir, el conductor igual trabaja la jornada y los peajes se pagan completos. La tarifa mínima es el piso debajo del cual no aceptas un servicio. Calcúlala así: costo de una salida corta (medio día de conductor, combustible de la vuelta mínima, peajes) más tu margen. Si un cliente insiste en pagar menos, es mejor consolidar su carga con otras del mismo destino que salir por ella sola. La mínima se configura en el tarifario, junto con el precio por kilo o por tonelada.

Validez de la cotización: por qué no debe ser eterna

El diésel, los peajes y hasta el tipo de cambio de los repuestos se mueven. Una cotización sin fecha de vencimiento es una promesa que te pueden cobrar meses después, cuando tu costo ya subió. Pon siempre una vigencia clara (por ejemplo, 15 días) y la regla de qué pasa después: “vencido el plazo, la tarifa se confirma según costos vigentes”. Para contratos largos, pacta una revisión por combustible: si el diésel sube más de cierto porcentaje, la tarifa se ajusta en la proporción que pesa el combustible en tu costo (en el ejemplo, alrededor del 46%).

Condiciones del servicio que debes escribir siempre

Muchas discusiones con clientes no son por el precio, sino por lo que “se entendía incluido”. Escríbelo:

• Carga y descarga: quién la hace (tu personal, el del cliente o una cuadrilla), y si tiene costo aparte.
• Tiempo libre y estadía: cuántas horas de espera incluye el flete en origen y destino, y cuánto cobras por hora o por día adicional de camión detenido. Una hora parada tiene un costo concreto; si quieres calcularlo, revisa cuánto cuesta el tiempo muerto de un camión.
• Seguro de la carga: si el flete incluye seguro, hasta qué valor declarado, o si la carga viaja con la póliza del cliente.
• Documentos: que el remitente entregue su guía de remisión o el sustento del traslado antes de cargar.
• Forma de pago: contado, contra entrega o crédito a cuántos días, y que el servicio está sujeto a detracción cuando corresponde.
• Falso flete: qué se cobra si el camión llega a cargar y el servicio se cancela.
• Peso y medidas máximas que admite la unidad, y restricciones de horario o de acceso en destino.

Plantilla de cotización de flete

Una cotización profesional cabe en una página. Esta es la estructura mínima:

Errores frecuentes al cotizar un flete

• Cotizar solo la ida y olvidar el retorno vacío.
• No repartir los costos fijos entre los viajes reales del mes.
• Calcular el margen como recargo sobre el costo y creer que ganas más de lo que ganas.
• Dar precio “con IGV incluido” sin darte cuenta de que así tu base baja un 15%.
• Olvidar que la detracción reduce lo que llega a tu cuenta corriente.
• Cotizar sin vigencia en época de alza de combustible.
• Aceptar esperas de horas sin cobrar estadía.
• Rehacer el cálculo cada vez “de memoria” y dar precios distintos a clientes parecidos.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

En KELUA el cálculo que hiciste arriba se convierte en un proceso que no se re-digita: la tarifa vive en el tarifario, la cotización la toma, y cuando el cliente confirma, la cotización se vuelve orden de servicio en un clic. Paso a paso:

1. Guardas tu precio en el Tarifario de fletes. Por ruta (origen→destino con ubigeo), general o negociado por cliente, en modo fijo, por kg, por tonelada, por bulto o por km, con tarifa mínima. El monto se guarda siempre como base sin IGV.
2. Creas la cotización de flete. Eliges el cliente de su ficha (con su RUC), la ruta con origen y destino por ubigeo, el tipo de carga, el peso y el número de viajes. KELUA te sugiere la tarifa del tarifario (la del cliente para esa ruta, o la general si no hay) y tú puedes ajustarla.
3. Ves el precio completo al instante: base, IGV, total y la detracción 027 referencial si el cliente tiene RUC. Así sabes desde la cotización cuánto te llegará a la cuenta corriente.
4. Defines vigencia y condiciones. La vigencia viene por defecto en 15 días (configurable) y en observaciones escribes carga/descarga, estadía o seguro. Imprimes la propuesta con tu membrete y tus términos configurables.
5. La cotización queda en «Pendiente». En la lista de cotizaciones ves cuáles esperan respuesta del cliente.
6. El cliente confirma y pulsas «✅ Aprobar» en la fila. En un solo paso la cotización pasa a aprobada y se genera la Orden de Servicio (código OS-###, estado recepcionada, con su código de rastreo). La cotización queda como «Aprobada · con orden». Si la cotización ya venció, el sistema te pide confirmar la tarifa antes de seguir. Si alguien vuelve a pulsar, no se crea una segunda orden.
7. La orden hereda las condiciones del cliente. La forma de pago y los días de crédito salen de la ficha maestra del cliente, y el RUC decide Factura o Boleta y la detracción.
8. Si la orden se anula, la cotización vuelve a «Pendiente» y puedes reaprobarla cuando el cliente reconfirme, sin crearla de nuevo.
9. De la orden al camión: con «🚚 Crear viaje para esta orden» solo eliges camión y conductor; el sistema te avisa si el SOAT, la revisión técnica, el TUC o la licencia están vencidos o por vencer.
10. Factura y cobro: la factura del flete aplica la detracción 4% automática cuando corresponde y, al cobrar, registra el neto en caja o banco y la detracción en su cuenta del Banco de la Nación.

Lo más valioso viene después: el Tablero de Transporte compara lo que cobraste con el gasto real rendido por el conductor y su liquidación, y te muestra ingreso, costo y margen por ruta, unidad y cliente. Si cotizaste Lima→Huancayo esperando 20% y la ruta te está dejando 11%, lo ves y ajustas el tarifario. Lo explicamos a fondo en rentabilidad por ruta, unidad y cliente. Si quieres entender todo el flujo de punta a punta, empieza por qué es un TMS para transporte de carga. El plan TMS Ruta empieza desde S/ 149 al mes más IGV con hasta 3 unidades incluidas.