Tarifario de fletes: cobra por kg, tonelada, bulto o km

Un tarifario de fletes bien estructurado te deja cotizar en segundos y, sobre todo, no vender bajo costo. El problema de cotizar “de memoria” es que un día cobras S/ 900 y otro S/ 1.200 por la misma ruta, y no sabes cuál te deja margen. El tarifario convierte el precio en una regla escrita: por ruta, por modo de cobro y por cliente, con una tarifa mínima que protege los servicios chicos.

Este artículo trata de cómo estructurar tus tarifas. El cálculo del número en sí (costos fijos y variables, retorno vacío, margen, IGV y detracción) lo desarrollamos paso a paso en cómo cotizar un flete de carga. Aquí partimos de que ya conoces tu costo por viaje y por kilómetro, y lo convertimos en un tarifario que todo tu equipo aplique igual.

Qué es un tarifario de fletes y qué debe contener

Es la tabla oficial de precios de tu empresa de transporte. Cada fila responde cinco preguntas: ¿de dónde a dónde? (la ruta), ¿para quién? (lista general o cliente con precio negociado), ¿qué tipo de carga? (general, paletizada, a granel, frágil…), ¿cómo se cobra? (fijo, por kg, por tonelada, por bulto o por km) y ¿cuál es el mínimo?. A eso súmale una fecha de vigencia o de última revisión y, si quieres, notas (horas libres incluidas, condiciones de carga y descarga).

Lo que no debe hacer un tarifario es mezclar montos con IGV y sin IGV. Define una regla y respétala: los precios se escriben como valor del servicio (base), y el IGV y la detracción se calculan al cotizar y facturar.

Los cinco modos de cobro y cuándo usar cada uno

No todos los servicios se cobran igual, y forzar un solo modo te hace perder dinero en algún tipo de carga. Esta es la regla práctica:

Ejemplos (ilustrativos) de cómo se ve cada modo con números:

• Por kg: encomienda de 40 kg a S/ 1,50 por kg = S/ 60. Si tu mínima es S/ 25, cobras S/ 60.
• Por bulto: 8 cajas a S/ 12 por bulto = S/ 96.
• Por tonelada: 5 t a S/ 180 por t = S/ 900.
• Por km: unidad dedicada, 450 km a S/ 6 por km = S/ 2.700.
• Fijo: ruta cerrada Lima–Chincha a S/ 700, sin importar el detalle de la carga completa.

La tarifa mínima: el piso que protege los envíos chicos

La tarifa mínima dice: “aunque el cálculo dé menos, cobro al menos esto”. Mover 2 kg a Huánuco a S/ 1,50 por kilo son S/ 3, y eso no cubre ni el tiempo de recibir, rotular y entregar el paquete. Con una mínima de S/ 20, cobras S/ 20. En carga completa la mínima también sirve: si un cliente contrata el camión entero pero manda solo 6 toneladas, tu tarifa por tonelada no debería caer por debajo de lo que cuesta sacar la unidad.

Cómo fijarla: calcula el costo de un servicio mínimo realista (tiempo de manipulación, parte del viaje, documentos) y súmale tu margen. Revisa la mínima cada vez que ajustes tus tarifas; es la primera que queda desfasada.

Tarifas generales vs. tarifas por cliente

La tarifa general es tu lista: lo que paga cualquier cliente por esa ruta. La tarifa por cliente es el precio negociado con quien te da algo a cambio. Úsala como herramienta comercial, no como favor:

• Negóciala con quien te da volumen sostenido (por ejemplo, 8 viajes al mes a Arequipa), carga de retorno que baja tus kilómetros vacíos, o pago puntual.
• No la des a quien manda un envío al mes: ese descuento no lo recuperas.
• Pon fecha de revisión a cada tarifa negociada. Un precio pactado hace un año, con el diésel de hoy, puede dejarte en pérdida sin que lo notes.
• Deja por escrito en la cotización o el contrato qué incluye el precio negociado (horas libres, carga/descarga) para no regalar extras.

La regla de búsqueda debe ser siempre la misma: primero la tarifa del cliente para esa ruta; si no existe, la general de la ruta. Así el cliente frecuente tiene su precio pactado y el ocasional paga la lista, sin que nadie tenga que recordar “a este le cobramos menos”.

Tarifa por tipo de carga

La misma ruta no cuesta igual para todas las cargas. Una carga frágil exige más cuidado y tiempo de estiba; una carga refrigerada, unidad especial; una carga a granel puede ocupar el camión completo con menos manipulación. Si cobras lo mismo, alguien subsidia a otro. Estructura tus tarifas con el tipo de carga como un criterio más: una fila para “carga general”, otra para “paletizada”, otra para “frágil”, cada una con su modo y su precio. Cuando no hay una tarifa específica para un tipo, se aplica la general de la ruta.

Peso volumétrico: la buena práctica que evita regalar espacio

Una carga de colchones o de tecnopor pesa poco pero llena el camión. Si cobras solo por kilo, esa carga te sale casi gratis para el cliente y cara para ti. Por eso muchas transportistas cobran por el mayor entre el peso real y el peso volumétrico:

Peso volumétrico (kg) = largo × ancho × alto (en metros) × factor

El factor lo fija cada empresa según su tipo de unidad y lo publica en sus condiciones. Ejemplo ilustrativo con un factor de 250 kg por m³: un bulto de 1,2 × 1,0 × 1,0 m ocupa 1,2 m³ → 300 kg volumétricos. Si pesa 80 kg reales, cobras por 300 kg. Es una práctica general del rubro que conviene dejar por escrito en tu cotización; si la aplicas, calcula el peso cobrable aparte y registra ese peso en el servicio para que la tarifa por kg lo tome.

Cómo pasar de tu costo por km a una tarifa

El número de cada fila sale de tu costo. Parte del costo por viaje de la ruta (combustible ida y vuelta, peajes, viáticos, pago del conductor, mantenimiento por km y la parte de los costos fijos) y aplica tu margen sobre el precio: precio = costo ÷ (1 − margen). Luego conviértelo al modo que usas: si es por tonelada, divide entre las toneladas típicas del viaje; si es por km, entre los km cargados. El desarrollo completo con un ejemplo Lima→Huancayo está en el método para cotizar un flete.

Un apunte sobre la detracción: el valor referencial de una ruta no es un precio mínimo obligatorio, pero sí importa. La detracción 027 del 4% se calcula sobre el mayor entre el importe de la operación y ese valor referencial. Si tu flete queda por debajo del referencial, el cliente depositará la detracción sobre el referencial, y una parte mayor de tu cobro irá a tu cuenta del Banco de la Nación. Tu contador te confirma el valor vigente de tus rutas.

Cuándo actualizar el tarifario (y cómo manejar el alza del combustible)

Un tarifario no se hace una vez y se olvida: sigue a tus costos. Revísalo:

1. Cuando sube el combustible o los peajes. El combustible suele ser una de las partidas más grandes del costo del viaje, así que un alza te mueve el margen de inmediato.
2. Cuando abres una ruta nueva: fíjale precio con costo real, no “más o menos como la otra”.
3. Cuando cambias de unidad (un camión nuevo rinde distinto y cuesta distinto).
4. Cuando el tablero de rentabilidad te avisa que una ruta rinde por debajo de tu meta.
5. Al menos una vez por trimestre, como higiene.

Cláusula de ajuste por combustible

Para clientes con tarifa negociada a largo plazo, pacta por escrito un ajuste. La fórmula más simple: ajuste de tarifa = variación del precio del diésel × peso del combustible en tu costo. Ejemplo ilustrativo: si el combustible es el 45% de tu costo y el diésel sube 10%, la tarifa sube 4,5%. Define también el umbral (por ejemplo, solo se ajusta si la variación supera cierto porcentaje) y la fuente del precio de referencia. Así el ajuste no es una discusión cada mes, sino una regla que el cliente ya aceptó.

Errores frecuentes al armar un tarifario

• Mezclar precios con y sin IGV en la misma tabla: descuadra la factura y el margen que ves en los reportes.
• No tener tarifa mínima y aceptar envíos chicos que cuestan más de lo que pagan.
• Un solo modo para todo: cobrar por kilo una carga voluminosa o por viaje fijo una carga con muchas paradas.
• Tarifas negociadas sin fecha de revisión que se quedan congeladas mientras los costos suben.
• Precios en la cabeza del vendedor o en un Excel que cada uno tiene en una versión distinta.
• Olvidar el retorno en las tarifas por km o por ruta.
• Bajar la tarifa “para no perder al cliente” por debajo de tu costo: perder el cliente cuesta menos que subsidiar cada viaje.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

En KELUA el tarifario no es un archivo aparte: es la fuente de la que beben la cotización y el viaje. Así funciona:

1. Registras cada tarifa en el Tarifario de fletes con su ruta (origen→destino, con ubigeo), si es general o de un cliente, el tipo de carga si aplica, el modo de cobro (fijo, por kg, por tonelada, por bulto o por km) y la tarifa mínima.
2. El monto se guarda siempre como base sin IGV, aunque lo captures con IGV incluido. Eso mantiene consistentes la factura (base, IGV, detracción 027), el prorrateo de costos y los reportes de rentabilidad.
3. Al cotizar, KELUA sugiere la tarifa. Cuando eliges cliente, ruta, tipo de carga y peso en la cotización de flete, el sistema busca primero la tarifa del cliente para esa ruta y, si no hay, la general. Calcula la base según el modo y aplica la mínima si el cálculo queda por debajo. La sugerencia es editable.
4. Al armar el viaje, usa el mismo motor. La tarifa se sugiere también al agregar una carga al viaje, con el peso o los bultos reales del envío. El cotizador y el despacho no dan importes distintos para la misma tarifa.
5. Si falta un dato (por ejemplo, una tarifa por km sin kilómetros), el cálculo cae a la tarifa fija de esa fila en lugar de dejar el precio en cero.
6. La cotización aprobada se vuelve Orden de Servicio con «✅ Aprobar», y la orden lleva el flete ya calculado a la factura, donde se aplica la detracción 027 cuando corresponde.
7. El Tablero de Transporte te dice qué tarifa revisar: muestra ingreso, costo y margen por ruta, unidad y cliente con el gasto real rendido. Si una ruta rinde 8% cuando tu meta es 20%, ese es el aviso para subir esa fila del tarifario.

El cambio de una tarifa se aplica de una vez a las cotizaciones siguientes: no dependes de que cada vendedor “se acuerde” del precio nuevo. Para ver cómo encaja el tarifario en todo el flujo (orden, viaje, guía, factura y cobranza), revisa qué es un TMS para transporte de carga, y para la parte de rentabilidad, rentabilidad por ruta, unidad y cliente.

Checklist de un tarifario sano

• ¿Todas las tarifas están como base sin IGV?
• ¿Cada ruta frecuente tiene su fila, con modo de cobro acorde al tipo de carga?
• ¿Existe tarifa mínima en las rutas de carga fraccionada?
• ¿Las tarifas por cliente tienen fecha de revisión y un motivo (volumen, retorno, pago puntual)?
• ¿Tienes una regla escrita de ajuste por combustible con tus clientes de contrato?
• ¿Revisaste este trimestre las rutas que rinden por debajo de tu meta?

Un tarifario vivo es lo que te permite cotizar en segundos sin vender bajo costo, y que tu equipo cobre igual aunque tú no estés en la oficina.