Excel vs TMS para una transportista de 3 camiones: cuándo cambiar

Excel vs TMS es la decisión que toda transportista pequeña posterga hasta que algo se rompe: una factura sin detracción, un flete que nadie cobró o una guía hecha a la carrera en el grifo. Con 3 camiones, el Excel todavía «funciona», y justamente por eso es difícil ver cuánto cuesta. En este artículo recorremos una semana real de una transportista de 3 camiones que trabaja con Excel y WhatsApp, qué se rompe en cada proceso, cuánto cuesta quedarse, las señales para dar el salto, cómo migrar en una o dos semanas y qué parte del Excel te conviene conservar.

Una semana con Excel y WhatsApp: el caso de una transportista de 3 camiones

Pensemos en una empresa de ejemplo: «Transportes Ejemplo» (un caso ficticio), en Lima, con 3 camiones de 20 toneladas. El dueño maneja la parte comercial, una asistente lleva la oficina y hay tres conductores. Hacen carga completa para cuatro clientes industriales, sobre todo Lima→Huancayo y Lima→Arequipa, casi siempre a crédito de 15 o 30 días.

Lunes. Un cliente pide por WhatsApp dos viajes a Huancayo para el miércoles. El dueño responde con un precio «de memoria», parecido al del mes pasado. Nadie lo registra: queda en el chat.

Martes. La asistente abre el Excel de «viajes», copia los datos del cliente de otra hoja y asigna el camión 2. No sabe que el SOAT del camión 2 vence el jueves, porque esa fecha está en una carpeta física.

Miércoles, 5 a.m. Antes de salir, el conductor pide la guía. La asistente la emite en el sistema de guías copiando placa, TUC y licencia de un viaje anterior. El remitente mandó su guía 09 por foto; se transcribe el número.

Jueves. El camión llega a Huancayo. El receptor firma la guía en papel; el conductor manda una foto borrosa por WhatsApp. En el camino gastó en combustible, peajes y comida; guarda los tickets en la guantera.

Viernes. La asistente factura los dos fletes en otro sistema. En uno olvida marcar la detracción. En el otro, el monto no coincide con el que dijo el dueño porque se usó la tarifa antigua. Anota en otro Excel «por cobrar» con fecha estimada.

Fin de mes. El conductor entrega sus tickets, falta uno. Se discute el adelanto que recibió. Nadie sabe si los viajes a Huancayo dejaron margen; el dueño «siente» que sí.

Ninguno de estos pasos es un desastre por sí solo. El problema es que la información se copia cinco veces entre WhatsApp, dos Excel, el sistema de guías y el facturador, y en cada copia hay una oportunidad de error.

Qué se rompe cuando la transportista trabaja con Excel

Guías de remisión transportista

La guía 31 exige conductor con licencia, placa, TUC, partida y llegada, y el sustento del remitente. Copiarla de un viaje anterior es la forma más rápida de meter un dato equivocado: un conductor distinto, una placa de otra unidad. Y como el Excel no sabe de vencimientos, puedes emitirla para un camión con documentos vencidos sin que nadie te avise.

Detracción

En transporte de bienes por vía terrestre, la detracción es del 4% (código 027) cuando la operación supera S/ 400, sobre el mayor entre el importe y el valor referencial. La deposita el cliente en tu cuenta del Banco de la Nación. Con Excel, es fácil olvidar marcarla en la factura o no registrar que llegó a la cuenta de detracciones, y a fin de mes el banco no cuadra con lo facturado.

Cobranza a crédito

Una lista de «por cobrar» en Excel depende de que alguien la actualice. Las fechas de vencimiento se estiman, los pagos parciales se anotan a mano y el recordatorio al cliente se hace cuando se acuerdan. Con cuatro clientes a 30 días, fácilmente tienes el equivalente a un mes de facturación en la calle. Lo desarrollamos en transporte de carga a crédito y cobranza.

Rendiciones del conductor

Tickets en la guantera, fotos por WhatsApp, efectivo que no cuadra. Sin una rendición con foto del comprobante por cada gasto, el combustible y los peajes de un viaje son una estimación, y la liquidación termina en discusión.

Margen por viaje

Para saber si un viaje ganó, necesitas juntar el flete facturado con el combustible, los peajes, los viáticos y el pago al conductor de ese viaje específico. En Excel eso implica cruzar tres o cuatro hojas. Casi nadie lo hace, así que las tarifas se fijan por costumbre. Estructurar bien las tarifas es el primer paso: ver tarifario de fletes por kg, tonelada, bulto o km.

Excel vs TMS, proceso por proceso

Cuánto cuesta quedarse en Excel

Con los supuestos del caso (un ejemplo ilustrativo, ajústalo a tu realidad):

• La asistente dedica 1,5 horas diarias a copiar datos entre chats, hojas, el sistema de guías y el facturador. Con un costo total de unos S/ 12 por hora, 24 días al mes, son alrededor de S/ 432 al mes.
• Dos veces al año un flete de S/ 1.800 se factura tarde o se cobra fuera de plazo porque nadie vio que vencía. Aunque se termine cobrando, es dinero que financió al cliente sin intereses.
• Una vez al mes hay que corregir una factura (detracción olvidada o monto distinto), con el desgaste frente al cliente.
• Una ruta cotizada por costumbre puede estar por debajo del costo real, y eso se repite en cada viaje sin que nadie lo vea.

Solo la primera línea ya supera lo que cuesta un plan TMS para 3 camiones. El análisis completo de precios y costo total está en cuánto cuesta un software TMS en Perú.

Señales de que es momento de pasar de Excel a un TMS

• Tienes 3 o más camiones y más de una persona toca el Excel.
• Descubres facturas vencidas cuando el cliente ya se atrasó semanas.
• Emitiste alguna guía con datos de otro camión o conductor.
• Olvidaste la detracción en una factura en los últimos meses.
• No puedes decir el margen de tu ruta más frecuente sin armar una hoja nueva.
• Un documento de la flota (SOAT, revisión técnica, TUC o licencia) venció sin que nadie lo notara.
• La liquidación de algún conductor terminó en discusión.

Si te identificas con tres o más, el Excel ya no te está ahorrando dinero. Para entender qué hace exactamente el sistema que lo reemplaza, revisa qué es un TMS.

Cómo migrar de Excel a un TMS en 1 o 2 semanas

Con 3 camiones, la migración no es un proyecto: es ordenar datos que ya tienes. Esto es lo que debes llevar.

Qué datos preparar

1. Clientes: razón social, RUC o DNI, dirección, contacto, forma de pago y días de crédito. Es el dato que más impacta: decide si factura o boleta, si hay detracción y cuándo vence cada factura.
2. Vehículos: placa, capacidad, TUC, fechas de vencimiento de SOAT y revisión técnica, kilometraje actual.
3. Conductores: nombre, DNI, número y vencimiento de licencia, teléfono.
4. Tarifas: tus 3 a 5 rutas principales con su tarifa (por viaje, por tonelada o por km) y, si tienes precios negociados, la tarifa por cliente.
5. Saldos por cobrar: las facturas abiertas con su vencimiento, para que la cobranza arranque completa.

Plan de ejemplo

• Días 1-3: cargar clientes, vehículos, conductores y tarifas.
• Días 4-7: todo flete nuevo se cotiza, ordena y despacha en el sistema; el Excel queda solo como respaldo.
• Semana 2: guías, facturas, entregas y rendiciones desde el sistema. Al cerrar la semana, dejas de actualizar el Excel de viajes.

El error clásico es mantener ambos «por si acaso» durante meses. Unos días de convivencia está bien; después, un solo lugar de verdad.

Errores frecuentes al migrar

• Cargar clientes sin condición de pago. Si la ficha no dice «crédito 30 días», cada factura dependerá de lo que alguien recuerde.
• Dejar los vencimientos de la flota «para después». Sin fechas de SOAT, revisión técnica y licencia, el sistema no puede avisarte.
• Migrar todo el historial. Con 3 camiones, basta con los datos maestros y las facturas abiertas; el historial viejo puede quedarse en el Excel como consulta.
• No involucrar a los conductores. Una charla de 20 minutos sobre cómo registrar la entrega y los gastos evita semanas de fotos perdidas en WhatsApp.

Qué sigue sirviendo del Excel

Pasar a un TMS no significa desinstalar Excel. Sigue siendo útil para:

• Análisis ad hoc: simular una tarifa nueva, comparar escenarios de compra de un camión o preparar una propuesta especial.
• Presupuestos y proyecciones que todavía no son operación.
• Revisiones puntuales con tu contador sobre información exportada.

La diferencia es que el Excel deja de ser el registro de la operación y pasa a ser una herramienta de análisis sobre datos que ya están ordenados.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

Para una transportista como la del caso, el aterrizaje natural es KELUA TMS Ruta: desde S/ 149 al mes (más IGV) por hasta 3 unidades, con 3 usuarios de oficina, 15 días gratis y migración incluida. Los conductores no pagan como usuarios. Así cambia la misma semana:

1. Lunes, cotización. El dueño crea la cotización de flete eligiendo la ruta Lima→Huancayo con ubigeo; el sistema sugiere la tarifa del Tarifario de fletes (general o del cliente), calcula base, IGV, total y la detracción 027 referencial, y la imprime con membrete. Queda Pendiente.
2. Lunes, confirmación. Cuando el cliente responde, un clic en «✅ Aprobar» genera la Orden de Servicio OS-### con código de rastreo. La forma de pago y los días de crédito salen de la ficha del cliente.
3. Martes, viaje. Desde la orden, «🚚 Crear viaje para esta orden» abre el viaje prellenado; la asistente elige camión y conductor. El sistema avisa que el SOAT del camión 2 vence el jueves, además de revisión técnica, TUC, licencia o si la unidad está en mantenimiento. Si la unidad o el conductor ya están en un viaje en ruta, el servidor no lo permite.
4. Miércoles, guía. La guía 31 se genera desde el viaje con serie V###, placa y TUC autollenados de la flota, conductor con licencia, registro MTC y el sustento del remitente (su guía 09 o factura) o una declaración jurada imprimible.
5. Viernes, factura. «🧾 Facturar» emite la factura con la detracción 4% automática si supera S/ 400. Como es a crédito, vence en la fecha de emisión más los días de la ficha.
6. Cobranza. En Tesorería, las facturas vencidas aparecen con sus días de atraso y en «Clientes con deuda vencida»; se envía el recordatorio por WhatsApp o correo. Al cobrar, el neto va al banco y la detracción a su cuenta del Banco de la Nación.
7. Flota. Cada vehículo tiene su ficha con placa, capacidad, TUC, SOAT y revisión técnica, con alertas de vencimiento.

Cuando los gastos de ruta y las liquidaciones empiecen a pesar, el plan TMS Operación suma la app del conductor (ruta, foto y firma de entrega, incidentes), la rendición de combustible y gastos desde el celular, la liquidación de conductores y la rentabilidad por viaje, ruta, unidad y cliente. Con 3 camiones, empezar por Ruta ordena lo que más dinero se lleva: guías, facturas y cobranza.