Venta entre empresas vinculadas: catálogo y stock por empresa

La venta entre empresas vinculadas es el día a día de muchos grupos familiares en el Perú: una empresa importa y la otra vende al público, o dos razones sociales venden la misma línea de productos y se prestan mercadería cuando a una le falta stock. El problema aparece cuando ese “préstamo” se hace sin comprobante: el inventario de cada empresa deja de cuadrar, la contabilidad no refleja lo que pasó y SUNAT ve una empresa que vendió algo que nunca compró.

Esta guía explica cómo ordenar el catálogo y el stock cuando dos o más empresas del mismo grupo venden lo mismo, qué exige la norma tributaria cuando la mercadería pasa de una a otra y cómo evitar los errores más caros.

El escenario típico: dos empresas, un mismo catálogo

Imagina dos empresas ficticias del mismo dueño: Importaciones Andinas SAC, que trae la mercadería, y Comercial Andina EIRL, que tiene la tienda. Venden los mismos 800 productos, con el mismo código y el mismo nombre. Hay un solo almacén físico, pero la mercadería es de una o de otra: la compró una de las dos, está en su contabilidad y su costo es de esa empresa.

Cuando un vendedor de Comercial Andina cotiza un producto que solo tiene stock Importaciones Andinas, pueden pasar dos cosas: se hace bien (primero hay una venta de Importaciones a Comercial, con factura) o se hace mal (sale del almacén “y luego vemos”). La segunda es la que genera los problemas.

Por qué cada empresa necesita su propia ficha de producto

Aunque el código y el nombre sean idénticos, cada empresa tiene su propio:

• Stock: lo que esa empresa compró menos lo que vendió.
• Costo: el de sus propias compras (y, si usas PEPS, sus propias capas de costo).
• Series (si manejas números de serie) y almacén.
• Libros: su kardex, su registro de compras y ventas, su asiento de costo de ventas.

Por eso la forma correcta de modelarlo es una ficha por empresa para cada producto, con los datos maestros (nombre, código, unidad, precio de lista, afectación del IGV, código SUNAT) iguales en ambas, y el stock y el costo separados. Si usas una ficha única “compartida”, el día que quieras saber cuánto stock y cuánto costo tiene cada empresa, no podrás.

Qué dice la norma cuando la mercadería pasa de una empresa a otra

Dos empresas del mismo grupo son, para SUNAT, dos contribuyentes distintos. Si la mercadería de una pasa a ser de la otra, hay una transferencia de propiedad:

• Para la Ley del IGV (art. 1 y art. 3), eso es una venta: está gravada y requiere comprobante de pago, aunque el dueño sea el mismo.
• Para la Ley del Impuesto a la Renta, entre partes vinculadas el precio debe ser el de valor de mercado (art. 32) y, según los montos, pueden aplicar las reglas de precios de transferencia (art. 32-A). Si vendes al costo o por debajo, consulta con tu contador antes de hacerlo costumbre.
• El traslado físico, cuando sale del establecimiento, se sustenta con su guía de remisión.

La empresa que vende emite la factura y registra el ingreso y el costo; la que compra registra la factura de compra (con su crédito fiscal, si cumple los requisitos) y la recepción en su inventario. Así cada una tiene sus libros completos.

Venta interempresa vs traslado sin efecto contable

El “préstamo” sin documento es la fuente de la mayoría de descuadres: la empresa A tiene menos stock del que dice su contabilidad y la B vendió algo que no figura en sus compras.

Cómo se ve en los libros de cada empresa: un ejemplo

Supongamos que la importadora compró un equipo a S/ 800 (sin IGV) y la tienda lo necesita para vender a un cliente final en S/ 1,500 + IGV. La venta entre empresas se pacta en S/ 1,000 + IGV (un precio que el contador considera de mercado para ese canal). Así queda cada empresa:

El grupo ganó S/ 700 en total, repartidos entre las dos empresas, y cada una tiene su comprobante, su kardex y su IGV en orden. Si en cambio el equipo hubiera salido del almacén de la importadora sin factura, la tienda tendría una venta de S/ 1,500 sin compra que la respalde y la importadora un faltante de stock sin explicación.

Los errores que más descuadran a un grupo

• Vender con la ficha de la otra empresa. El buscador encuentra el primer producto con ese nombre, que resulta ser de la otra razón social. El pedido hereda el stock, el costo y las series ajenas.
• Dar de alta un producto solo en una empresa. Cuando la otra lo quiere vender, “no existe” y se improvisa.
• Cambiar el precio o el nombre en una sola ficha. A los meses las dos fichas del “mismo” producto ya no se parecen.
• Traer stock de la otra empresa con asientos sueltos, sin factura electrónica: queda un movimiento contable sin comprobante que lo respalde.
• Facturar a la empresa hermana y además trasladar el mismo producto: doble salida del mismo bien.

Cómo ordenar el catálogo del grupo en 5 pasos

1. Define qué empresas comparten catálogo (no siempre son todas las del grupo).
2. Crea cada producto en todas ellas, con los mismos datos maestros y stock cero en la que no lo tiene.
3. Vincula las fichas gemelas con un identificador estable, que no dependa del nombre (los nombres cambian).
4. Haz que cada documento salga del stock de su empresa: una cotización de la empresa B debe usar fichas de B.
5. Cuando falte stock en una y sobre en otra, primero la venta interempresa con factura; después la venta al cliente.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

KELUA es multiempresa: puedes operar varias razones sociales en una sola instancia, cada una con sus comprobantes, su inventario y su contabilidad. Para los grupos que venden la misma línea, el ERP trabaja con fichas gemelas por empresa.

Catálogo espejo. En las instancias con dos o más empresas operativas viene activo por defecto (se puede apagar o acotar a ciertas empresas). Cuando das de alta un producto en una empresa, KELUA crea su gemelo en las demás con los datos maestros (nombre, SKU, unidad, precios, afectación del IGV, código SUNAT, categoría, marca, ficha técnica, receta si es un kit) y stock 0, sin costo, sin capas, sin series y sin almacén: eso lo construye cada empresa con sus propias compras. Si en la otra empresa ya existía un producto con el mismo SKU (o, en su defecto, el mismo nombre exacto), no duplica: lo vincula. El vínculo es un identificador estable que sobrevive a cambios de nombre o código.

Ediciones sincronizadas, stock nunca. Si cambias el nombre, el precio de lista o el código SUNAT en una ficha, el cambio viaja a sus gemelas. El stock, el costo, las capas PEPS, las series, el almacén y las reservas nunca se copian. Si das de baja un producto, la baja se propaga, salvo que la gemela tenga stock: en ese caso te avisa y no la da de baja. Todo ocurre bajo candado (un doble clic no duplica) y queda en la bitácora.

Cada documento sale del stock de su empresa. Al guardar una cotización, pedido, orden de salida, comprobante o nota de venta, el servidor revisa cada línea: si apunta al producto de otra empresa y existe su gemelo en la empresa del documento, la re-apunta. Si no hay gemelo, la respeta como venta interempresa y lo informa. Lo que ya movió stock (un pedido confirmado, un comprobante emitido) no se toca: el kardex histórico queda como ocurrió.

Sin traspasos “por atrás”. La antigua transferencia automática entre empresas (stock y asientos sin comprobante) fue retirada. Hoy KELUA te orienta a la operación real: la empresa que tiene el stock emite pedido y factura a la otra, y la otra registra su factura de compra y recepción. Para regularizaciones justificadas existe Inventario → Traslado entre empresas, con documento de referencia y sin efecto contable.

Aviso al despachar. Si confirmas una salida y a tu empresa le falta stock que la otra sí tiene, KELUA te lo dice con el detalle por producto. Con la política de bloqueo activada (opcional), no deja confirmar hasta que registres la venta interempresa o el traslado.

Control continuo. El control interno automático revisa productos sin gemelo en la otra empresa, documentos abiertos con productos de otra empresa y traspasos sin comprobante o con doble salida. Los dos primeros tienen botón 🛠 Corregir: crear la gemela o re-apuntar las líneas.

Mini-caso: un grupo con importadora y tienda

Antes. El grupo ficticio de Importaciones Andinas y Comercial Andina tenía un solo listado de productos en Excel y un sistema de ventas por empresa. Cuando la tienda vendía algo que solo tenía la importadora, el almacenero lo despachaba “y luego se regulariza”. A fin de año, el inventario físico no cuadraba con ninguno de los dos libros y el contador tuvo que reconstruir 140 movimientos para emitir las facturas entre empresas.

Después. Cada producto existe en las dos empresas como gemelo. Cuando la tienda no tiene stock, la orden de salida avisa; la importadora emite la factura a la tienda, la tienda registra la compra y recién ahí vende al cliente. Cada empresa tiene su kardex, su costo PEPS y su registro de ventas y compras completo, y el cierre dejó de ser una reconstrucción.

Preguntas que conviene hacerse antes de vender a la empresa hermana

• ¿A qué precio? Entre vinculadas, a valor de mercado; documenta el criterio.
• ¿Quién emite la guía de remisión si la mercadería sale del local?
• ¿La empresa compradora registrará la factura dentro del plazo para usar el crédito fiscal?
• ¿El producto existe con ficha propia en la empresa que compra?
• ¿Se está registrando también un traslado del mismo producto? (riesgo de doble salida)

Para el manejo general de varias razones sociales, revisa cómo gestionar varias empresas en un solo sistema; para el costo de cada salida, el costo real y el margen de cada venta con PEPS; y para el control de existencias en general, la guía de control de inventario para tu negocio.