KELUAPedido, despacho y guía de remisión en una distribuidora
Pedido, despacho y guía de remisión son tres documentos de un mismo recorrido: lo que el cliente pidió, lo que el almacén preparó y lo que viajó en el camión. En una distribuidora, cuando cada uno se hace por separado, aparecen las diferencias que terminan en reclamos, notas de crédito y multas. Esta guía recorre el flujo completo —de la cotización confirmada a la entrega con constancia y la factura cobrada—, con los puntos de control de cada etapa y quién debe hacer qué.
Si buscas el detalle de un tramo, tenemos guías específicas sobre la orden de salida de almacén y la guía de remisión electrónica. Aquí unimos las piezas. El panorama general está en ERP para distribuidoras en Perú.
¿Cuál es el flujo de pedido a despacho en una distribuidora?
Respuesta directa: el cliente confirma el pedido; el sistema reserva el stock en el almacén de salida; el almacén prepara y otra persona verifica; se confirma la salida (aquí baja el stock y se registra el costo); se emite la guía de remisión con lo que realmente sale; se entrega con constancia; y la factura —emitida antes o después según el acuerdo— queda en cuentas por cobrar hasta su pago.
El flujo completo en 7 etapas
| Etapa | Documento | Quién | Qué se controla |
|---|---|---|---|
| 1. Confirmación | Pedido de venta | Vendedor | Precio de la lista del cliente, crédito, stock disponible |
| 2. Reserva | Orden de salida (borrador) | Sistema | El disponible baja; nadie más vende esas unidades |
| 3. Preparación | Orden de salida en preparación | Almacenero | Productos, cantidades, presentaciones, bultos |
| 4. Verificación | Orden de salida verificada | Supervisor (otra persona) | Que lo preparado coincida con lo pedido |
| 5. Salida | Orden de salida confirmada | Almacén | Baja de stock y costo de ventas |
| 6. Traslado | Guía de remisión | Despacho | Motivo, partida, llegada, transportista, peso |
| 7. Entrega y cobro | Constancia, factura y cobro | Reparto, caja | Firma o foto de entrega; saldo por cobrar |
Flujo de referencia elaborado por KELUA para distribuidoras, octubre 2026.
Etapa 1: confirmar el pedido con las condiciones claras
Un pedido bien confirmado evita la mitad de los problemas posteriores. Debe dejar escrito: el precio (de la lista del cliente), la forma de pago (contado, crédito y sus cuotas), la dirección de entrega, la fecha comprometida y con qué se confirma (pago adelantado, orden de compra del cliente o compromiso de pago). Si la cotización tiene semanas, revalida precio y stock antes de confirmar.
Si el cliente es empresa y trabaja con órdenes de compra, adjunta su OC al pedido: será el sustento si luego hay discrepancias de cantidades o precios.
Etapa 2: reservar el stock (el paso que más se omite)
Entre la confirmación y la salida pueden pasar horas o días. Si en ese tiempo el stock sigue apareciendo libre, otro vendedor lo venderá. Por eso la confirmación del pedido debe reservar las unidades en el almacén de salida, y esa reserva debe vencer si el cliente no concreta (por ejemplo, a los 15 días sin adelanto). Lo explicamos a fondo en stock en varios almacenes.
¿Y si no hay stock? Vender "bajo pedido" es válido si el cliente lo sabe y alguien con autoridad lo aprueba, idealmente cuando la mercadería ya está en tránsito.
Etapas 3 y 4: preparar y verificar (dos personas distintas)
El principio es simple: quien alista no es quien verifica. El almacenero prepara según la orden (productos, presentaciones, número de serie si aplica, bultos y rótulos); el supervisor verifica antes de que la mercadería suba al camión. Así se detectan los errores clásicos: caja de 12 en vez de caja de 24, producto equivocado de la misma familia, un bulto de menos.
En operaciones pequeñas, donde una sola persona hace todo, al menos conviene una verificación rápida contra la orden impresa y una foto de lo despachado.
Etapa 5: confirmar la salida (aquí baja el stock)
La salida confirmada es el momento en que la mercadería deja de ser tuya en el almacén: baja el stock y se registra el costo de lo vendido. Confirmar antes de que salga de verdad, o confirmar dos veces, son las causas típicas de descuadres. Si el cliente recibe solo una parte —porque no había todo o porque se entrega en dos viajes—, la salida debe ser parcial y el saldo debe seguir reservado para la segunda entrega.
Etapa 6: emitir la guía de remisión con lo que realmente sale
Todo traslado de bienes con motivo de venta debe estar sustentado con guía de remisión; hoy lo usual es la guía electrónica del remitente (GRE), regulada por el Reglamento de Comprobantes de Pago (R.S. N.° 007-99/SUNAT) y las normas de emisión electrónica, entre ellas la R.S. N.° 000123-2022/SUNAT. Datos que no pueden fallar:
- Motivo de traslado: venta, traslado entre establecimientos de la misma empresa, devolución, consignación, etc.
- Puntos de partida y llegada con su ubigeo.
- Modalidad de transporte: privada (tu vehículo y tu conductor: placa, DNI y licencia) o pública (empresa de transporte: su RUC).
- Peso bruto total y número de bultos.
- Comprobante relacionado cuando el motivo es venta, si ya fue emitido.
La guía debe salir de la orden de salida confirmada, no digitarse aparte: así las cantidades coinciden con lo preparado. Para el detalle de errores y sanciones, revisa nuestra guía de guía de remisión electrónica y despacho. Confirma con tu contador los supuestos especiales de tu operación.
Etapa 7: entregar con constancia y cerrar el ciclo
La entrega termina con una constancia: firma del cliente en la guía, foto de la mercadería entregada o foto de la guía del transportista si despachas por agencia. Sin constancia, cualquier reclamo de "no me llegó" o "llegó incompleto" se vuelve tu palabra contra la del cliente.
Luego vienen la factura y el cobro. Si se factura antes de despachar (pago adelantado) o después (crédito), lo importante es que el sistema muestre qué pedidos están despachados sin facturar y cuáles facturados sin despachar. Las cuentas por cobrar y la cobranza a minoristas las vemos en cobranza a bodegas y minoristas.
¿Primero la factura o primero la guía?
No hay una única respuesta: depende de tu acuerdo comercial. En venta al contado o con pago adelantado, es habitual facturar y luego despachar, y la guía referencia la factura. En venta a crédito con entregas parciales, algunas empresas despachan y facturan lo entregado. Lo que no debe pasar es que nadie sepa qué está pendiente. Define la regla por tipo de cliente y que el sistema te recuerde lo que quedó a medias.
Indicadores para medir tu despacho
Lo que no se mide no mejora. Con el flujo registrado de punta a punta, estos indicadores salen solos y conviene revisarlos cada semana:
| Indicador | Cómo se calcula | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Tiempo de pedido a salida | Horas entre la confirmación y la salida confirmada | Detectar cuellos de botella en preparación |
| Pedidos completos | Pedidos entregados sin faltantes ÷ pedidos entregados | Medir la calidad del alistamiento y del stock |
| Preparaciones observadas | Preparaciones con observación del supervisor ÷ total | Identificar errores recurrentes de picking |
| Despachados sin factura | Número de pedidos al cierre del día | Evitar ventas que nunca se cobran |
Indicadores sugeridos por KELUA para distribuidoras, octubre 2026.
¿Cómo lo resuelve KELUA?
Este es el recorrido en KELUA hoy (octubre 2026), con los nombres que verás en pantalla:
- «✓ Confirmar» la cotización: pregunta «¿Con qué se confirma?» (voucher o comprobante de pago, orden de compra del cliente, o sin pago aún) y, si la cotización venció, pide revalidar precio y stock. Genera el pedido de venta y su orden de salida en borrador.
- Reserva: la orden de salida en borrador reserva el stock (baja el disponible). La reserva vence a los 15 días por defecto si no hay adelanto (configurable). La venta sin stock solo pasa como preventa autorizada por los roles definidos.
- «Almacén · Despacho»: pestañas «📋 Por preparar», «✅ Preparadas», «📷 Fotos de despacho» y «📊 Métricas», que muestra el tiempo de embalaje por responsable (cada ítem se cronometra con «▶ Iniciar» → «✓ Terminar»). El almacenero usa «📦 Iniciar preparación» y «✓ Marcar preparado» (con series, bultos y rótulos); el supervisor «✓ Supervisar / Verificar preparación» u «⚠ Observar preparación». Quien alista no es quien verifica.
- «✓ Confirmar salida (descuenta stock)»: solo se habilita con la preparación verificada (salvo que la empresa active el despacho express). Aquí baja el stock y se registra el costo de ventas PEPS. Con «✂ Entrega parcial» sale solo una parte y el resto pasa a una orden nueva en borrador que mantiene la reserva.
- «→ Guía»: aparece solo con la orden de salida confirmada. La guía remitente lleva motivo (Venta, Traslado entre establecimientos, Devolución, Consignación…), dirección, punto y ubigeo de partida y llegada, modalidad «Privado (nosotros trasladamos)» o «Público (empresa transportista)», RUC del transportista o DNI, licencia y placa del conductor, peso bruto y bultos. Con motivo Venta exige el comprobante. Se emite con «✓ Emitir guía» y tiene «↻ Reintentar GRE» y «🔄 Consultar SUNAT».
- Entrega: la orden muestra «sin entregar», «entrega parcial» o «entregado» según sus guías; «Mis Pendientes» lista las «Guías sin foto del transportista» y existe el botón «✓ Despachado».
- Factura y cobro: desde el pedido, «Facturar» o «Facturar lo restante»; el pedido pasa a «Atendido» cuando está facturado y despachado. Si se despacha sin factura, el aviso «aún sin factura» lo recuerda sin bloquear.
El cliente puede consultar sus comprobantes, pedidos y guías desde el portal del cliente, y si despachas por agencia, el seguimiento de envíos (opcional) avisa por WhatsApp en cada hito. Lo que KELUA no hace: no optimiza la ruta del camión ni el orden de las entregas; para eso se usa un ruteador junto al ERP.
Mini-caso: el pedido que salió dos veces
Caso ilustrativo con nombres ficticios. En una distribuidora, el vendedor confirmaba el pedido por WhatsApp, el almacén despachaba con una nota escrita y la guía se hacía en otro programa al final del día. Un viernes, un pedido de 40 cajas se despachó dos veces porque el mensaje se reenvió a dos almaceneros. Nadie lo notó hasta el inventario del mes. Al pasar a un flujo donde el pedido genera una única orden de salida, la orden se prepara, se verifica y se confirma una sola vez, y la guía sale de esa orden, el doble despacho se volvió imposible: una orden confirmada no puede confirmarse otra vez.
Errores frecuentes en el flujo de pedido a despacho
- Confirmar pedidos por WhatsApp sin registrarlos en el sistema.
- No reservar el stock al confirmar.
- Que la misma persona prepare y verifique sin ningún control.
- Confirmar la salida antes de que la mercadería salga.
- Digitar la guía aparte, con cantidades distintas a las preparadas.
- Entregar sin constancia.
- Perder de vista los pedidos despachados sin facturar.
Checklist diario de despacho
- Revisa los pedidos confirmados del día y su reserva.
- Asigna la preparación y la verificación a personas distintas.
- Confirma la salida solo de lo verificado.
- Emite la guía desde la orden confirmada.
- Sube la constancia o foto de entrega.
- Al cierre: pedidos pendientes, despachados sin factura y facturados sin despacho.
Para que el pedido nazca con el precio correcto, revisa listas de precios por canal y cliente.