Software de planilla para pymes: 10 funciones que debe tener

Si tienes una pyme en Perú, sabes que la planilla no es solo pagar sueldos. Es cumplir con la SUNAT, calcular correctamente las gratificaciones, la CTS, los aportes a la ONP o AFP, y generar los reportes PLAME y PLE. Hacerlo en Excel o a mano puede funcionar al inicio, pero cuando tu equipo crece, los errores se multiplican y las multas pueden aparecer. Por eso, contar con un software de planilla ya no es un lujo, es una necesidad. En este artículo te explico, con lógica y en cristiano, qué debe tener un buen software de planilla para pymes en el Perú, y cómo KELUA lo resuelve de forma práctica.

¿Por qué tu pyme necesita un software de planilla?

La planilla es el corazón de la gestión de RRHH. Cada mes, debes calcular los haberes y descuentos de cada trabajador, considerar las horas extras (con recargos del 25% y 35% sobre el valor-hora), las bonificaciones, las comisiones, y los aportes legales. Además, dos veces al año tienes que pagar la gratificación (en julio y diciembre) y la CTS (en mayo y noviembre, según la Ley 30334). Si haces esto manualmente, el riesgo de equivocarte es altísimo. Un error en el cálculo de un aporte puede generar una multa de la SUNAT o un reclamo laboral.

Un software de planilla automatiza todo ese proceso. No solo calcula los montos, sino que genera los reportes que exige la SUNAT y te permite llevar un control histórico de cada trabajador. Pero no todos los softwares son iguales. Hay que saber qué mirar para elegir el adecuado.

Características imprescindibles de un software de planilla para pymes

Basado en mi experiencia como consultor de sistemas de gestión, te enumero las funciones que no pueden faltar:

• Cálculo automático de la planilla: el software debe calcular sueldos, descuentos, aportes y contribuciones según la legislación peruana, sin que tengas que hacer fórmulas manuales.
• Gestión de horas extras: debe aplicar los recargos del 25% (las dos primeras horas) y 35% (a partir de la tercera) sobre el valor-hora, tal como establece la ley.
• Cálculo de gratificaciones y CTS: debe considerar la Ley 30334, que establece el depósito de la CTS en mayo y noviembre, y el pago de gratificaciones en julio y diciembre.
• Aportes a la ONP o AFP: el sistema debe calcular el descuento del 13% para la ONP o el porcentaje variable según la AFP del trabajador, además de la comisión y el seguro.
• EsSalud y SCTR: debe calcular el aporte del 9% a EsSalud y, si corresponde, el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR) y la Vida Ley.
• Conceptos propios: debe permitir agregar bonificaciones, comisiones, asignaciones familiares u otros conceptos que tu empresa otorgue, de forma flexible.
• Generación de reportes PLAME y PLE: debe generar los archivos que exige la SUNAT para la declaración mensual y el registro de planilla electrónica.
• Integración con contabilidad: la planilla debe generar automáticamente el asiento contable de provisión, para que tu contador no tenga que digitarlo manualmente.
• Control de vacaciones y faltas: debe llevar el registro de días de vacaciones, permisos y faltas, para calcular correctamente los descuentos y la liquidación.
• Historial de trabajadores: debe almacenar el historial de sueldos, cambios de categoría, y todo lo necesario para una liquidación precisa.

Si el software que estás evaluando no tiene todas estas funciones, tarde o temprano te va a fallar. Y en temas laborales, fallar cuesta caro.

La lógica detrás de un buen software de planilla

¿Por qué es tan importante que el software haga todo esto de forma automática? Porque la legislación peruana es compleja y cambia constantemente. Por ejemplo, la CTS se calcula con base en la remuneración computable, que incluye la remuneración básica y las comisiones, pero excluye las gratificaciones. Si haces el cálculo manual, es fácil confundirse. Un buen software aplica las reglas correctas y te evita dolores de cabeza.

Además, la SUNAT exige que la planilla se presente de forma electrónica. El PLAME (Planilla Mensual de Pagos) es un archivo XML que debes enviar cada mes. Si no lo haces a tiempo, la multa puede ser de hasta 0.6% de tus ingresos netos. Un software que genera el PLAME automáticamente te ahorra tiempo y te asegura que el archivo tenga el formato correcto.

Otro punto clave es la integración con la contabilidad. La planilla es un gasto para la empresa, y como tal, debe registrarse en el libro diario. Si tu software de planilla no se conecta con tu sistema contable, tendrás que hacer el asiento a mano, lo que aumenta el riesgo de error. La integración evita que los números no cuadren.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

KELUA es un ERP en la nube que incluye un módulo de planilla y RRHH diseñado para pymes peruanas. Si no sabes qué es un ERP, te recomiendo leer este artículo: qué es un ERP. Básicamente, es un sistema que integra todas las áreas de tu empresa en una sola plataforma. Y en el caso de la planilla, KELUA lo hace con una lógica impecable.

KELUA calcula la planilla por trabajador con todas las cargas: sueldo, horas extra (25%/35% sobre el valor-hora), gratificación y CTS (Ley 30334), aportes (ONP/AFP, EsSalud), SCTR y Vida Ley por póliza. ¿Por qué es importante que lo haga por trabajador? Porque cada empleado tiene una situación distinta: uno puede estar en ONP, otro en AFP, uno puede tener horas extras, otro no. Si el sistema no calcula de forma individual, los montos van a estar mal.

Además, KELUA te permite agregar bonificaciones y comisiones aprobadas como conceptos propios. Esto significa que no tienes que adaptarte a un formato rígido; el sistema se ajusta a tu realidad. Por ejemplo, si le das a tu vendedor una comisión del 5% por ventas, puedes configurarlo y el sistema lo incluirá en el cálculo de la planilla automáticamente.

Una vez calculada la planilla, KELUA genera la planilla por empresa, es decir, el consolidado de todos tus trabajadores. Pero no se queda ahí: también genera un asiento de provisión a contabilidad. Esto es clave porque la provisión es el registro contable que reconoce el gasto de sueldos antes de pagarlos. Si no se hace, tu contabilidad no refleja la realidad financiera de tu empresa. Con KELUA, el asiento se crea solo, ahorrándole tiempo a tu contador y evitando errores.

Y para cumplir con la SUNAT, KELUA genera los reportes PLAME/PLE. El PLAME es el archivo que debes enviar mensualmente con los datos de tus trabajadores y sus aportes. El PLE (Programa de Libros Electrónicos) es el registro contable que también exige la SUNAT. Tener estos reportes listos con un clic te quita un peso de encima. Ya no tendrás que pasar horas armando el XML a mano o pagándole a un tercero para que lo haga.

La lógica de KELUA es simple: automatizar todo el proceso de planilla para que tú te dediques a hacer crecer tu negocio, no a pelear con las planillas de Excel. Además, al ser un ERP, la información de RRHH se conecta con ventas, inventario y contabilidad, lo que te da una visión completa de tu empresa.

Si quieres ver cómo funciona en tu propia empresa, puedes probar KELUA gratis y comprobar por ti mismo lo fácil que es calcular la planilla y generar los reportes.

Conclusión

Elegir un software de planilla para tu pyme no es una decisión menor. Necesitas una herramienta que cumpla con la legislación peruana, que genere los reportes que exige la SUNAT y que se integre con tu contabilidad. KELUA hace todo eso y más, con una lógica pensada para pymes. No esperes a que una multa o un reclamo laboral te haga cambiar. Evalúa tus opciones y, si quieres una solución completa, prueba KELUA gratis. Tu equipo de RRHH (y tu contador) te lo van a agradecer.