Conciliación bancaria paso a paso para pymes del Perú

La conciliación bancaria es comparar, movimiento por movimiento, lo que dice tu sistema (tus libros) con lo que dice el banco (el extracto o estado de cuenta), para explicar cada diferencia. Es el control más simple y más potente que tiene una empresa sobre su dinero: detecta cobros que nunca llegaron, pagos registrados dos veces, comisiones e ITF que nadie contabilizó y transferencias en tránsito. En esta guía verás cómo hacerla paso a paso, qué diferencias son normales y cuáles son alarmas, cómo se trabajan las comisiones bancarias y cómo dejarla como una rutina semanal en lugar de una pesadilla de fin de año.

Por qué el saldo del banco y el de tus libros no coinciden

Que no coincidan es normal. Lo que no es normal es que no puedas explicar por qué. Las diferencias caen casi siempre en cuatro grupos:

Una conciliación bien hecha termina con una frase: «el saldo según libros más/menos estas partidas identificadas es igual al saldo según banco». Si queda una diferencia sin explicar, aunque sea pequeña, hay algo que revisar.

Antes de empezar: el saldo inicial correcto

La conciliación solo funciona si tus libros empiezan en el mismo punto que el banco. Por eso el primer paso, cuando arrancas a usar un sistema o un periodo nuevo, es registrar el saldo de apertura de cada cuenta: el saldo real que muestra el extracto a una fecha de corte. De ahí en adelante, el saldo de la cuenta es simplemente saldo de apertura + cobros − pagos.

Un error frecuente es «ajustar» el saldo a mano cada mes para que cuadre con el banco. Eso no es conciliar: es tapar las diferencias. Si el saldo no cuadra, la causa está en algún movimiento, y hay que encontrarlo.

La conciliación bancaria paso a paso

1. Descarga el extracto de la cuenta para el periodo (desde la banca por internet). Una cuenta a la vez.
2. Cruza los movimientos que coinciden por monto, fecha y número de operación. Es la mayor parte del trabajo y la que más se presta a automatizar.
3. Revisa lo que está en libros y no en el banco. ¿Es tránsito normal (de uno o dos días) o algo que nunca va a llegar?
4. Revisa lo que está en el banco y no en libros. Las comisiones, el ITF y los intereses se registran; los abonos o cargos desconocidos se investigan.
5. Agrupa los casos uno-a-varios. Un pago que el banco muestra en tres líneas (importe, comisión, ITF) o tres cobros que el banco depositó juntos.
6. Compara saldos: según libros, según banco, diferencia y lo que queda por conciliar.
7. Documenta las partidas pendientes y revísalas en la siguiente conciliación.

Hacerla una vez por semana toma minutos; hacerla una vez al año, días.

Ejemplo práctico con números

Ferretería Los Olivos SAC (ficticia) concilia su cuenta corriente en soles al 30 de septiembre:

Acciones: registrar la comisión y el ITF (gasto financiero), identificar al cliente del depósito y aplicarlo a su factura, y vigilar que el cheque se cobre en octubre. Con eso, la única partida que queda abierta es el cheque en tránsito, que es legítima.

Comisiones, ITF y pagos que el banco parte en varias líneas

Muchos descuadres no son errores, sino forma: registraste un pago por S/ 2,000 y el banco muestra S/ 2,000 de transferencia, S/ 7.50 de comisión y S/ 0.10 de ITF en tres líneas distintas, a veces con el mismo número de operación. O registraste tres cobros de clientes y el banco los muestra como un solo abono.

• Las comisiones y el ITF son gastos financieros: deben tener su asiento. Si no los registras, tu saldo según libros siempre estará un poco por encima del banco.
• El número de operación es tu mejor aliado para agrupar: anótalo al registrar cada cobro o pago (está en el voucher).
• Los cobros con tarjeta o pasarela (POS, link de pago) llegan días después y netos de comisión: el dinero está «en tránsito» hasta que la pasarela liquida.

Diferencias que son alarmas

• Un cargo que nadie reconoce: puede ser un débito automático olvidado o un fraude. Investígalo el mismo día.
• Un cobro registrado que nunca llega: alguien marcó como pagada una factura que no se pagó.
• Un pago que aparece dos veces en libros: riesgo de que también se haya pagado dos veces en el banco.
• Partidas en tránsito de más de un mes: un cheque que no se cobra o una transferencia que no se acreditó.
• Movimientos anulados que ya estaban conciliados: si anulas algo que el banco sí procesó, descuadras la conciliación de meses anteriores.

Cuentas en dólares, cambios de moneda y cobros con tarjeta

Las cuentas en moneda extranjera se concilian en su propia moneda: el extracto de tu cuenta en dólares se compara con los movimientos en dólares de tus libros, no con su equivalente en soles. La diferencia de cambio es un tema contable (se registra al cierre o al cobrar), no una partida de conciliación bancaria.

Los cambios de moneda entre tus propias cuentas (compras dólares desde la cuenta en soles) generan dos movimientos: una salida en soles en una cuenta y una entrada en dólares en otra. Cada lado se concilia contra el extracto de su cuenta. Si solo registraste uno de los dos lados, una de las cuentas no cuadrará nunca.

Con los cobros con tarjeta, POS o links de pago, el banco no abona venta por venta: la pasarela liquida días después, agrupando varias ventas y descontando su comisión. Por eso conviene tratar esos cobros como dinero «en tránsito» hasta que llega el abono, y en ese momento registrar la comisión. Si concilias cada venta con tarjeta contra el banco, no encontrarás coincidencias.

Quién hace la conciliación (y quién no)

Por control interno, quien registra los cobros y pagos no debería ser el único que concilia: la conciliación es justamente la revisión de ese registro. En una pyme, lo práctico es:

• Tesorería registra cobros y pagos con su número de operación y adjunta el voucher.
• Contabilidad (o un segundo responsable) concilia cada semana, registra los cargos bancarios y reporta las partidas abiertas.
• Gerencia revisa el resumen mensual: diferencia por cuenta y antigüedad de las partidas en tránsito.

Si la empresa es muy pequeña y una sola persona hace todo, al menos que el dueño revise el extracto cada mes junto al resumen de la conciliación.

¿Cómo lo resuelve KELUA?

En KELUA la conciliación está en Finanzas → Conciliación Bancaria, por cuenta, y la pueden hacer por defecto el administrador, contabilidad y tesorería (configurable), sin necesidad de tener permiso para registrar cobros y pagos.

Cargar el extracto

Con «📥 Importar extracto» eliges la cuenta y pegas las filas que copias de tu banca por internet: fecha, glosa, monto y número de operación, una línea por movimiento, separadas por tabulación, punto y coma o coma (monto negativo = cargo). Reconoce fechas en formato día/mes/año o año-mes-día y montos con coma o punto decimal. No necesitas un formato por banco.

Cruce automático

Al importar, KELUA corre la auto-conciliación (también disponible con «🔗 Auto-conciliar») contra los cobros, pagos, transferencias entre tus cuentas y cambios de moneda. Busca, en este orden: una línea con un movimiento (monto con tolerancia de S/ 0.50 y fecha dentro de ±5 días, desempatando por número de operación); varias líneas con el mismo número de operación que suman un movimiento (pago + comisión + ITF); un movimiento con su línea principal más sus cargos; y varios movimientos de la misma operación que el banco juntó en una línea.

Tres bandejas y un resumen

La vista separa «En libros sin extracto», «En el banco sin registrar» y «Conciliados». Lo pendiente se concilia a mano con «Conciliar» (marcando una o varias líneas sugeridas, o como conciliación manual con confirmación) y se deshace con «Desmarcar». Un cargo del banco sin registrar se asienta directo con «🏦 Registrar cargo» (si ya estaba asentado en otro movimiento, KELUA te ofrece ligarlo en vez de duplicarlo); un abono de tarjeta se liquida contra la pasarela con «💳 ¿Pasarela?». El resumen por cuenta muestra Según libros, Según banco, Diferencia y Por conciliar.

Lo conciliado se protege

Conciliar solo marca: no cambia tus asientos (salvo «Registrar cargo», que asienta el cargo). Y una transferencia conciliada no se puede anular sin antes desconciliarla: el servidor lo bloquea con el aviso de que primero hay que desconciliarla en Tesorería → Conciliación bancaria. El saldo de apertura se registra como un movimiento fechado («🟦 Saldo de apertura» en Tesorería), de modo que el saldo de cada cuenta siempre se explica por sus movimientos.

Lo que no hace

• No se conecta por API con los bancos: el extracto se pega desde la banca por internet.
• No sube archivos Excel o CSV en este flujo: se pega el texto.
• No emite un reporte formal de conciliación en PDF: la vista y su resumen por cuenta son el reporte.

Mini-caso: de conciliar una vez al año a hacerlo cada lunes

Una empresa ficticia de servicios con tres cuentas (dos en soles y una en dólares) conciliaba en diciembre, con el contador, sobre hojas de Excel. Ese año apareció una diferencia de S/ 2,870 que tomó tres días explicar: comisiones nunca registradas, un cobro de cliente aplicado a la cuenta en dólares y un pago a proveedor duplicado que el banco, por suerte, había rechazado. Ahora la tesorera pega el extracto de cada cuenta los lunes; la auto-conciliación cruza la mayoría y lo que queda son unas pocas partidas que se resuelven en el día. Las comisiones se registran desde la misma bandeja y el pago duplicado se habría visto en la primera semana.

Checklist de conciliación bancaria

• ¿Cada cuenta tiene un saldo de apertura igual al del extracto a la fecha de corte?
• ¿Registras el número de operación en cada cobro y pago?
• ¿Concilias al menos una vez por semana?
• ¿Las comisiones, el ITF y los intereses tienen su asiento?
• ¿Las partidas en tránsito tienen menos de un mes?
• ¿Investigas el mismo día un cargo desconocido?
• ¿Evitas anular movimientos ya conciliados sin desconciliarlos primero?

La conciliación es la base para confiar en tu flujo de caja y en tu gestión de cobranzas. Y si manejas efectivo, complétala con una caja chica con vales y rendición.

Contenido informativo; adapta la periodicidad y el nivel de detalle con tu contador.